ホームページリニューアルの社内向けのお知らせは、公開前の確認依頼と公開当日の完了連絡を分けると、社員が何をすればよいか伝わります。とくに原稿の確認を頼むメールには、担当するページ・回答期限・返信先まで入れておくと、返答を集めやすくなるでしょう。
会社のホームページを作り直す場面を想定し、全社員への周知、部署別の確認依頼、公開当日のメール、社内チャットの例文を用意しました。社内ポータルそのものをリニューアルする案内とは、確認する対象や業務への影響が異なります。
ホームページリニューアルの社内連絡は段階で分ける
ホームページリニューアルの社内連絡では、予定を知らせる相手と、作業を頼む相手を先に整理します。全社員には公開予定や仕事で使うページの変更を伝え、掲載内容の確認は各部署の担当者へ絞って依頼する進め方です。
予定の周知
全社員へ、公開予定と業務への影響を知らせる。
内容の確認
担当者へ、確認するページと返信期限を指定する。
公開完了の連絡
公開を確かめてから、正式な案内と報告窓口を共有する。
この順序なら、全社員へのメールは簡潔に保ちながら、確認担当者には具体的な作業を伝えられます。人数の少ない会社で一通にまとめる場合も、「周知のみ」と「要返信」を本文で区別すれば、読むだけでよいのか判断を求められているのかが分かります。
連絡日は一律に何日前と決めず、原稿確認・修正・最終承認に必要な日数から逆算します。この日程を具体化する際は、ホームページリニューアルの進行表も参考になります。
ホームページリニューアル前の社内向けメール例文
ホームページリニューアル前のメールは、全社員へ予定を伝える文面と各部署へ掲載内容の確認を頼む文面を用意すると使い分けやすくなります。以下の文例は、11月18日10時に公開予定、原稿確認は11月12日17時まで、連絡窓口はWeb担当という架空の設定です。
確認資料は社内ポータルから開き、トップページのURLは変わらない会社を想定しています。日時・部署名・共有場所・変更内容は自社の事実に合わせ、確認できていない「変更なし」「停止なし」は残さないで使います。
全社員へ公開予定と協力事項を知らせる文面
文例全社員への事前周知
件名：ホームページリニューアルの予定と社内でのご協力のお願い
社員の皆さま
お疲れさまです。Web担当です。
11月18日10時に、当社ホームページをリニューアル公開する予定です。サービス紹介の構成を見直し、製品資料と採用情報を探しやすい配置に変更します。
トップページのURLは変わりませんが、個別ページのアドレスが変わる場合があります。営業資料やメール署名などで個別ページをご案内している方には、公開後に差し替え先をお知らせします。
各部署の確認担当者には、別途、原稿確認のメールをお送りします。確認担当以外の方は、このメールへの返信は不要です。
公開が完了しましたら改めて連絡しますので、それまでは新しい画面や資料の社外共有をお控えください。ご不明な点は、このメールへの返信でWeb担当までお知らせください。
全社員へは、仕事で使っている資料や案内に何が起きるかを伝えると、自分に必要な連絡として読んでもらいやすくなります。反対に、担当者だけが使う確認ページや修正一覧を一斉配信すると、誰が回答するのか曖昧になるため分けて送ります。
部署別に掲載内容の確認と返答を依頼する文面
文例営業・採用・総務の確認担当者への依頼
件名：【11月12日17時まで・要返信】ホームページ原稿の最終確認依頼
各部署の確認担当者の皆さま
お疲れさまです。Web担当です。
11月18日のホームページ公開に向け、担当ページの掲載内容をご確認願います。確認ページと修正一覧は、社内ポータルの「ホームページリニューアル」から開けます。
確認をお願いする内容
営業担当：サービス内容、製品情報、取扱条件
採用担当：募集職種、応募条件、応募先
総務担当：会社情報、所在地、代表電話番号
修正がある場合は、修正一覧へページ名・該当箇所・修正後の文言をご記入ください。部署内の意見は確認担当者がまとめ、11月12日17時までにこのメールへ完了の返信をお願いします。
修正がない場合も、「担当ページ確認済み・修正なし」とご返信願います。期限に間に合わない場合は、確認できていないページと回答できる見込みを、期限前にお知らせください。
各部署からの返答をWeb担当が取りまとめ、社内の公開責任者が最終判断します。確認用の画面は未公開のため、社外への転送はお控えください。
この依頼では、原稿を確認する人と、公開を決める人を分けています。兼務する会社でも役割を言葉にしておくと、「制作会社が見たから社内確認も終わり」という取り違えを避けられるでしょう。
原稿自体がまだそろっていない場合は、最終確認の依頼に進む前に情報を出す部署と文章を整える担当を決めます。その分担は、ホームページの原稿作成を自社と制作会社でどう分けるかで確認できます。
ホームページリニューアル当日の社内向けメールとチャット
ホームページリニューアル当日は、担当者が公開と必要な動作を確認した後に完了を知らせます。公開予定時刻だけを見て一斉送信を予約しておくと、作業が延びた場合に連絡だけが先に届いてしまいます。
全社員へ公開完了を知らせるメール
文例公開確認後に送る完了連絡
件名：ホームページリニューアル公開完了と営業資料などの確認のお願い
社員の皆さま
お疲れさまです。Web担当です。
本日11月18日、当社ホームページをリニューアル公開しました。事前の原稿確認にご協力いただき、ありがとうございました。
トップページは従来と同じURLでご覧いただけます。サービス紹介の構成を見直し、製品資料と採用情報の掲載場所を整理しました。
営業資料、メール署名、社内マニュアルなどから個別ページへリンクしている方は、社内ポータルに掲載した「URL変更一覧」と照合し、変更対象のリンクを差し替えてください。
表示の崩れや内容の誤りを見つけた場合は、ページのURL・起きたこと・端末・確認した時刻を添えて、このメールへご返信願います。画面を添付する際は、個人情報や社内情報が写っていないかご確認ください。
問い合わせフォームの送信確認は担当者が実施していますので、各自のテスト送信は不要です。公開後の修正依頼もWeb担当が取りまとめます。
公開当日の文面には、社員にやってほしいことと、しなくてよいことを一緒に入れています。フォームの確認を全社員へ頼むと、実際の問い合わせにテスト通知が混ざるため、送信試験は指定した担当者に限定します。
なお、URLが変わった場合は新しい正式URLを本文に載せる必要があります。上の例文の「従来と同じURL」はその条件でしか使えず、公開前の確認用URLを流用してはいけません。
社内チャットで短く知らせる文面
文例詳細の置き場所を案内する短文
ホームページのリニューアル公開が完了しました。トップページのURLは従来と同じです。
個別ページの変更一覧と資料の差し替え依頼を社内ポータルへ掲載しましたので、営業資料やメール署名でリンクを使っている方はご確認願います。
不具合はページURLと症状を添えてWeb担当へご連絡ください。フォームのテスト送信は不要です。
チャットは流れてしまうため、詳しい説明を残す場所を一つ決めると後から探せます。メール・ポータル・チャットで案内する日付やURL変更一覧が食い違わないよう、更新元は共通にしておきます。
部署に確認を頼む項目と修正の集め方
社内向けのお知らせで「全体を確認願います」とだけ伝えると、誰も担当していない項目が残ることがあります。ホームページの内容を最も確かめやすい部署へ、判断できる範囲を具体的に割り当てるところから始めます。
| 確認担当の例 | 確認する項目 |
|---|---|
| 営業・製品担当 | 内容・仕様・取扱条件 |
| 採用担当 | 募集職種・応募条件 |
| 総務担当 | 所在地・電話・会社情報 |
| Web・制作担当 | 表示・リンク・機能 |
| 公開責任者 | 未完了項目と公開可否 |
この表は役割分担の一例で、会社に同名の部署がなくても構いません。たとえば採用業務を総務が兼ねるなら、その担当者へまとめて依頼し、制作会社には掲載情報の事実確認まで任せきりにしない進め方です。
修正の報告は「どこを・どう直すか」までそろえる
修正依頼には、ページ名またはURL、該当箇所、正しい文言をそろえます。「会社情報が古いです」だけでは直す場所を絞れないので、現在の表記と修正後の表記を並べてもらうと処理しやすくなります。
記入例修正一覧へ書く内容の例
対象ページ：会社案内
該当箇所：会社概要の代表電話の下にある受付時間
現在の表記：9時〜18時
修正後の表記：9時〜17時
確認結果：上記以外の会社情報は確認済み
この記入例も架空の設定です。実際の修正一覧では、対象ページの正確なURLも記録します。
画面のスクリーンショットを使う場合は、該当箇所が分かる範囲だけを添えます。顧客名や応募者情報、管理画面の認証情報が写ったまま全社のスレッドへ流れないよう、添付前に不要な情報を隠す運用にします。
未返信を承認扱いにせず、確認完了を記録する
掲載内容の確認では、「返信がないので問題なし」と判断しないほうが確実です。担当者の返答を一覧へ残し、未確認のページがある場合は、公開責任者がその内容と影響を見て公開するか判断します。
期限後の追加修正も同じ一覧へ集め、誤った連絡先や応募条件のように利用者へ影響する誤りと、表現の好みを分けます。公開前に直す項目、公開後に対応できる項目、その判断者を記録すれば、確認済みの範囲が曖昧になりません。
制作会社との作業範囲まで食い違う場合は、依頼メールだけに条件を足すより、リニューアルの仕様書に確認対象と完成条件を残すと、社内と制作会社の認識をそろえる助けになります。
ホームページリニューアルでURL変更・停止があるとき
ホームページリニューアルでURL変更や一時停止がある場合は、社員の仕事に影響する範囲だけを具体的に追記します。サイトが切り替わることと、会社メールや予約システムが止まることは別なので、制作担当へそれぞれ確かめてから案内します。
トップページと個別ページのURLを分けて案内する
トップページのURLが同じでも、製品紹介や採用ページなどの個別URLが変わる場合があります。社内では、営業資料・メール署名・求人媒体・QRコードなど、どこからそのページへ案内しているかを担当者ごとに洗い出します。
旧ページから新ページへ移すときは、転送が設定・検証されて初めて「自動で移動する」と案内できます。Googleの移行ガイドも、旧新URLの対応付け、転送、リンクの更新を案内しており、URLが変われば自動的に済む処理ではありません。
この対応表を社員へ配る際は、担当者が使う旧URLと新URLを対応させる形にすると、差し替える場所を特定できます。制作担当へ渡す項目は、ホームページリニューアルのURL引き継ぎ表で確認できます。
停止時間と影響する業務を切り分ける
閲覧停止や更新作業の停止があるなら、開始・終了の見込み、使えない機能、代わりの連絡方法を伝えます。会社メールへの影響が未確認の段階で、「通常どおり使えます」と書かないことも必要です。
社内で整理すること
制作担当へ確かめること
停止の影響が出るお客様へも連絡が必要なら、社内で窓口と案内内容を決めたうえで、メンテナンスのお知らせ例文を基に利用できない範囲を明記します。予定が変わった場合は、元の連絡に続けて現状と次に連絡する時刻を伝え、公開完了前の社外告知は保留します。
確認ページの共有とフォームのテストを管理する
公開前のホームページや原稿には未公開の情報が含まれるため、確認が必要な担当者だけが開ける状態にします。「検索に出さない設定」は閲覧制限とは異なり、リンクを知っている人が直接開ける場合があるので、検索除外だけで非公開と考えないようにします。
出典:Google検索セントラル「Googleと共有するコンテンツを制限する」
資料をGoogleドライブで共有する場合は、一般的なアクセスを「制限付き」にし、対象者・閲覧や編集の権限・親フォルダから受け継ぐ権限を確かめます。他の共有サービスを使う場合も、リンクの送付と閲覧権限の付与を一組で行い、受信者が開けるかを先に確認します。
出典:Googleドライブヘルプ「Googleドライブのファイルやフォルダの共有とアクセス権の管理について」
フォーム試験では、テストと分かる入力内容、通知の受信先、営業用データからの区別を担当者間で決めておきます。アクセス解析を使っている場合は社員の確認アクセスの扱いも確認し、GA4を使う会社なら内部トラフィックの設定を計測担当者に点検してもらいます。
この設定を確かめる際は、GA4のデータフィルタの「テスト」状態と「有効」状態で動きが異なる点も押さえます。有効な除外は対象データを恒久的に処理から外すため、社員全員の確認を始める前に設定と対象範囲を担当者が確かめ、周知のためだけに安易な設定変更はしません。
出典:Googleアナリティクスヘルプ「内部トラフィックの除外」
ホームページリニューアルの社内周知でよくある質問
Q社内向けのお知らせは公開の何日前に送りますか？
Aホームページリニューアルの社内向けのお知らせは、原稿確認・修正・公開承認に必要な日数から逆算して送ります。一律の正解はなく、確認を頼む担当者の休暇や不在日も含めて期限を決めます。
Q社外向けのお知らせと同じ文面を使えますか？
A社内向けのお知らせには、社員が行う作業・回答期限・返信先を加えます。社外向けの挨拶文だけでは原稿確認や資料の差し替えの依頼が伝わりにくいため、宛先に合わせて書き分けます。
Q全社員にメールの返信を求めますか？
A全社員への予定周知だけなら返信不要と明記し、掲載内容を確認する担当者には修正がなくても返答を求めます。既読や無返信を、そのまま公開承認として扱わない運用にします。
Q公開前の確認用URLをメールに載せてもよいですか？
A公開前の確認用URLは、閲覧制限と受信者のアクセス権を確かめたうえで、確認が必要な担当者へ共有します。公開後に使う正式URLとは区別し、管理画面のパスワードを全社員へ送らないようにします。
QURLが変わらなくても社内連絡は必要ですか？
AホームページのURLが変わらなくても、掲載内容や資料の場所が変わるなら社内へ知らせます。トップページと個別ページで変更の有無を分け、仕事で使っているリンクや資料の確認を依頼します。
Q公開が予定より遅れた場合はどう知らせますか？
Aホームページの公開が遅れた場合は、予定を伝えた連絡に続けて現状と次に連絡する時刻を知らせます。新しい公開時刻が決まっていない間は確約せず、公開完了前の社外告知や資料の差し替えは保留します。
送信前に担当者・期限・公開状況をそろえる
ホームページリニューアルの社内向けのお知らせは、社員が次に行う作業まで決めてから送ると、周知と確認を進めやすくなります。文例を自社用に直したら、送る直前に次の項目を照合します。
- 公開予定と公開完了を書き分けた
- 確認する担当者・ページ・期限を指定した
- 周知のみか要返信かを明記した
- 正式URLと確認用URLを区別した
- 停止と会社メールへの影響を確かめた
- 未返信・不具合の連絡先を決めた
公開前の確認事項がまだ固まっていない段階でも、弊社では予算や作りたい範囲に合わせて、リニューアルの進め方を柔軟に組み立てています。予算が未定の場合も、今のサイトで変えたいことからご相談いただけます。