メンテナンスのお知らせ例文　サーバーの作業や障害でホームページが止まる時の書き方

サーバー会社からメンテナンスの連絡が来たとき、自社のお客様へ伝えるのは「いつ、何が使えず、どこへ連絡できるか」です。自社で作業をしない場合でも、この情報を揃えておけば、ホームページを訪れた人が次の行動を選べます。

メンテナンスのお知らせは、事前・停止中・復旧後で文面を切り替え、終了時刻が決まっていないときは、その事実と次の案内を伝えましょう。以下の文例は架空のひな形なので、【】内を自社で確認した日時・機能・連絡先へ置き換えて使えます。

メンテナンスのお知らせに必要な情報

メンテナンスのお知らせを書く前に、サーバー会社の告知と自社の契約内容を照合し、実際に止まる機能を確かめます。「管理画面が使えない」という連絡だけで、会社のホームページやメールも止まるとは限りません。

たとえば、XServerビジネスの2026年10月の旧WEBメール更新では、画面のログイン・操作と、外部メールソフトでの送受信は分けて案内されていました。同じ「メール」でも利用方法によって影響が異なるため、告知の対象をそのまま自社の状況へ当てはめないようにします。

出典:XServerビジネス「『旧WEBメール』10月15日(木)AM08:30頃〜PM00:30頃にかけての利用停止を伴うシステムアップデートに関するご案内(10/15完了)」

確認すること	揃える情報	案内への反映
停止の日時	開始・終了予定	日本時間で記載
影響する機能	閲覧・フォーム等	機能名で明記
原因の確度	確定・確認中	推測は書かない
代わりの窓口	電話・受信先	受付時間も併記
次の案内	時刻・掲載先	更新の担当を決定

原因が自社ではない場合も、利用者への案内は自社で出す

サーバー会社の作業が原因だと確認できていれば、「利用中のサーバーで実施されるメンテナンスに伴い」と書けます。そのうえで、利用者に生じる不便と代替窓口は、自社の案内として引き受ける形にすると伝わりやすくなります。

一方、表示されない原因が分からない段階では、サーバー障害と決めつけないようにします。さくらの公式診断でも契約・ドメイン・設定などを確認する流れがあるため、原因の確認と、今起きている不具合の案内を分けて進めましょう。

出典:さくらのサポート情報「Webトラブルシューティング」

PHPの脆弱性への対応が関係する場合は、WordPressの更新とPHPの対策の違い・制作会社への問い合わせ文例で、管理側へ確認する内容も整理できます。お客様向けの告知には、利用に関係する情報を選んで載せるのが実務的です。

事前に掲載するメンテナンスのお知らせ例文

事前のメンテナンスのお知らせは、利用者が停止時間を避けられるように書くのが基本です。作業予定を受け取ったら、停止する機能と代替窓口まで確認したうえで、ホームページのお知らせ欄などへ掲載します。

ホームページ全体とフォームが止まる場合

この文例の「閲覧およびお問い合わせフォーム」は、実際に停止する範囲へ書き換える箇所です。メールが使えると確認できた場合は受信先を加えられますが、確認できない機能まで「通常どおり」と約束しないようにします。

お問い合わせフォームだけが止まる場合

フォームだけの停止なら、閲覧できることと、送信できないことを分けて明記します。「サイトが使えません」と広く書くと、商品情報や営業時間まで見られないように受け取られるためです。

メンテナンス中・復旧未定のサイト表示の例文

メンテナンス中のサイト表示は、現在の影響を先に伝え、利用できる窓口へつなぐ構成にします。終了予定がない場合は、復旧時刻の代わりに、担当者が守れる次回の状況案内を示す方法があります。

復旧の見通しがまだ分からない場合

この案内はサーバー会社の緊急メンテナンスが確認できた場合の文例なので、原因を調べている途中なら、次のように現象と対応状況を伝えます。
その段階では、第三者の作業や責任を先に断定しません。

次回の案内時刻を決めたら、復旧していなくてもその時刻に更新します。「次回案内」と「復旧予定」を混同させないため、「○時に再開します」という言い換えは避けましょう。

作業が予定より長引く場合

延長の案内では、元の終了予定と、現在分かっていることを並べると経緯が伝わります。新しい時刻が正式に示された場合も「予定」と付け、確認時刻を添えて更新すると、古い案内との取り違えを防げます。

電話・メールへ案内するメンテナンスのお知らせ

代替窓口を載せるメンテナンスのお知らせでは、連絡先が実際に使えることを先に確認します。会社のメールがホームページと同じ設備に依存している場合もあるため、メールの受信を確かめられないときは、つながる電話を案内する形が適しています。

この文面に置く返信時間は、社内で対応できる範囲へ合わせる必要があります。時間外のメールも受け取れるなら「受付」と「返信」を分けて伝え、機微な情報や大きな添付ファイルの送付は不用意に求めません。

• 電話番号の誤りがなく、案内した時間に応対できる
• 代替メールで受信・確認・返信できる
• 案内文に、止まっているフォームへの誘導を残していない
• SNSを使う場合は、自社の公式アカウントだと確認できる先へ出す

サイト自体を更新できない場合の掲載先

サーバー全体が停止している場合は、同じ場所にメンテナンス画面を置いても表示できないことがあります。
その場合は普段から運用している公式SNSや、既存の取引先へのメール・電話など、動いている経路で連絡を続けます。

外部の案内先を新しく用意するなら、会社の案内だと確認できる見せ方も制作会社と決めます。急に作った見慣れないURLへ、認証情報の入力や支払いを求める案内は避け、閲覧者が普段の連絡先へ戻れるようにしておきましょう。

また、フォームの代わりにメールを受け付ける期間は、問い合わせ対応に必要な情報だけを依頼すると扱いやすくなります。復旧後の入力項目も見直すなら、問い合わせフォームの必須項目を決める基準を使って、電話番号や会社名を本当に最初から集めるべきか確認できます。

サーバー障害のお詫びと復旧のお知らせ例文

復旧のお知らせは、自社で利用再開を確認できた機能を明記し、問い合わせフォームの送信や担当者への受信まで確かめてから出します。
サーバー会社が作業完了を発表しても、その発表だけで自社の利用再開とせず、保守担当の確認結果を受けて案内しましょう。

この例文は障害が原因だと確認できた場合の形なので、予防のためのメンテナンスなら、原因部分を「サーバーのメンテナンスに伴い」へ替えます。原因の調査が続いているなら、復旧の事実と調査中であることを分けて伝えられます。

「安全です」「すべて再送してください」を定型で足さない

復旧の文面へ、「情報漏えいはありません」「今後は発生しません」といった断定を付け足すのは避けます。攻撃や情報流出の疑いがあるときは、調査担当が確認した内容に絞り、技術担当や必要な専門窓口と公表内容を決めます。

また、停止中の問い合わせが届いていたかは、受付記録と受信メールを照合して判断します。受付済みの人にも一律に再送を頼むと重複対応につながるため、確認が取れない人の連絡方法を示す形にすると、担当者も利用者も迷いにくくなります。

取引先へ送るメンテナンスのお知らせメール

取引先向けのメンテナンスのお知らせメールは、件名に停止対象を入れ、本文で相手の仕事に関係する変更を伝えます。
見積依頼や納品連絡がフォーム経由なら、既存の担当者との連絡経路へ切り替える案内が役立ちます。

このメールは、実際に影響がある取引先と用件へ合わせて送る形にします。
メール自体も止まる予定なら、そのメールアドレスを代替先にせず、事前に利用できる連絡方法を相手と共有しておきます。

• 件名と本文で停止する機能が一致している
• 日時・日本時間・予定であることを伝えている
• 返信先と署名に停止中も使える窓口を載せている

メンテナンスのお知らせを出す前に制作会社へ依頼すること

メンテナンスのお知らせを外注先へ依頼するときは、原稿を載せる作業と、停止・復旧を確認する作業を分けて頼みます。「お知らせをお願いします」だけでは、誰がフォームやメールまで確認するかが曖昧になるためです。

依頼先によっては、サーバーの契約管理やメール確認が保守契約に含まれていない場合があります。ホームページ保守会社へ頼める作業と契約範囲と照らし合わせ、今回誰がどこまで対応するかを先に決めておくと、連絡の行き違いを減らせます。

告知画面の表示方法と、長引く停止への対応も確認する

サイトを一時停止する場合は、画面の文章と検索エンジンへの応答を制作会社にまとめて確認してもらいます。
「503」は一時的に利用できない状態を伝える応答ですが、長く返し続けた場合の扱いもあるため、画面が出れば完了とは考えません。

Googleは、可能ならサイトの機能を制限して情報を残す方法を勧め、短期の全体停止と長期の停止を分けて説明しています。ただし、セキュリティ対応で停止が必要な場合は、その判断を優先したうえで、想定期間に合う案内方法を技術担当と決めることになります。

出典:Google検索セントラル「ウェブサイトを一時停止または無効化する」

メンテナンスのお知らせでよくある質問

停止中も連絡がつくお知らせにする

メンテナンスのお知らせは、止まる機能・利用できる窓口・次の案内が揃うと、利用者が連絡を続けられる文章になります。サーバー会社の案内を自社の状況へ照合し、事前・停止中・復旧後の文例から、今伝えるべき内容を選びましょう。

告知の掲載方法や停止時の窓口まで整える必要があれば、弊社では予算や作りたい範囲に合わせて進め方を調整できます。予算がまだ決まっていない段階でも、現在の運用と困っていることからご相談いただけます。