ホームページリニューアルの仕様書に何を書く？制作会社へ渡す項目と記入例

ホームページをリニューアルする時、制作会社へ渡す仕様書には、作る目的・対象範囲・必要な機能・公開時の確認方法を書きます。画面の細かい設計から始めるより、誰が何をできるサイトにしたいかを言葉にすると、依頼する作業をそろえやすくなります。

たとえば「お知らせを自社で更新したい」なら、担当者がどの操作までできれば完成なのかも決めておきたいところです。
下の記入例を自社の状況へ置き換え、まだ決まらない項目には確認する担当と判断期限を添えるところから始めてみてください。

ホームページリニューアルの仕様書は何を決める書類か

ホームページリニューアルの仕様書は、制作会社と自社が、作るものと完了条件を共有するための書類です。文章と一覧表を組み合わせ、見積もりや工程表にも同じ対象範囲を反映させます。

仕様書に必要なのは、プログラムの知識よりも自社で困っていることと、公開後に必要な業務です。技術的な実現方法は制作会社と検討できるため、分からないCMS名やサーバー構成を推測して埋める必要はありません。

出典:IPA「ユーザのための要件定義ガイド第2版」

RFP・要件定義書・仕様書は、使う場面で区別する

制作会社に提案を求める段階ではRFP(提案依頼書)、双方で必要なことを整理する段階では要件定義書、作る内容を具体化する段階では仕様書と呼ぶことがあります。呼び名や文書を分ける範囲は会社・案件によって異なるので、書類の名前と一緒に「何を合意するための資料か」を伝えます。

小規模なホームページなら、これらを一つの文書で管理する進め方も選べます。ただし、提案前の希望がそのまま発注範囲になるとは限らないため、最終的に合意した版と、見積もりの対象範囲を合わせておきましょう。

社内でリニューアル自体の承認がまだ取れていなければ、仕様の細部より先に目的と判断材料をまとめます。その段階ではホームページリニューアル企画書の作り方が、社内向けの説明を組み立てる助けになります。

ホームページリニューアルの仕様書に書く項目と記入例

ホームページリニューアルの仕様書は、目的から順に、ページ・機能・品質・担当・納品条件へ具体化すると書き進めやすくなります。以下は弊社が作成した記入例で、記入した内容は標準や相場を示すものではありません。

記入例をコピーした後は、自社の営業・採用・更新の実態に合わせて書き換えます。不明な欄を「お任せ」で確定させず、確認先と回答期限を付けて、提案を受ける項目として残します。

目的・利用者・ページの範囲の記入例

書く項目	記入例
目的	製品を比較した人が 見積もりを依頼できる
利用者	発注を検討する 企業の購買担当者
対象ページ	会社案内・製品紹介・ 採用・問い合わせ
既存コンテンツ	記事とPDFは一覧化し 残す・直す・削るを決定

目的欄は「デザインを新しくする」にとどめず、利用者にしてほしい行動まで書くと、必要なページを選びやすくなります。見積もり依頼が目的なら、製品の用途や対応範囲、依頼前に知りたい条件を載せるかも検討できます。

そのうえで、ページ数は通常ページ・記事・製品詳細・PDF・別言語を分けて数えます。記事の移行やPDF内の修正を、通常ページの制作数に含めたつもりで進めないよう、各一覧を見積もりに添付します。

機能・デザイン・品質の記入例

書く項目	記入例
フォーム	入力・送信・通知・ エラーの動作を確認
自社での更新	お知らせの追加・修正・ 写真差し替えに対応
デザイン	会社の色とロゴを使用 写真と文章を主役に
表示・操作	対象端末とブラウザを 決めて表示・操作を確認

機能欄では「問い合わせフォームを作る」の先に、誰に通知し、送れない時に何を表示するかを添えます。外部の予約システムや顧客管理ツールと連携するなら、連携先、受け渡す項目、担当者、利用中の契約も確認対象です。

デザインの参考サイトを渡す場合も、色・文字の読みやすさ・写真の見せ方など、参考にしたい部分を言葉で補います。「同じものにする」だけで依頼すると、機能まで含むのか、見た目だけなのかを判断できません。

表示の速さ、障害時の復旧、更新のしやすさなどは、サイトの機能とは別に決める品質・運用の条件です。IPAの非機能要求グレードも認識の行き違いを防ぐ考え方を示しており、ホームページでは必要な項目を選んで制作会社と確認します。

出典:IPA「システム構築の上流工程強化(非機能要求グレード)紹介ページ」

この品質条件には、キーボード操作、文字の読みやすさ、入力エラーの伝え方など、使う人が困らないための配慮も含められます。アクセシビリティという言葉だけで依頼せず、対象範囲と目標、何を試して確認するかまで相談して決めます。

出典:デジタル庁「ウェブアクセシビリティ導入ガイドブック」

素材・移行・運用・納品条件の記入例

書く項目	記入例
原稿と写真	原稿は営業部が確認 写真撮影は別途協議
移行の対象	残すURLと資料を確定 メール変更は別に判断
公開後の管理	自社の更新範囲と 保守会社の作業を分離
納品と確認	管理権限・手引き・ 合意したデータを受領
体制と条件	承認者と公開希望日を記載 予算と優先範囲を共有

素材欄では、支給する文章・写真・ロゴの状態と使用できる範囲を伝えます。撮影や取材、原稿作成、写真の選定や加工まで依頼するなら、誰が用意し、いつ確定するかを工程表にも入れます。

納品については、管理画面の権限、操作手引き、移行一覧、確認結果、必要なデータを具体的に挙げます。ただし、写真・書体・外部サービスなどの権利は、制作物と同じ条件で引き渡せるとは限りませんので、利用許諾や契約とそろえて確認しましょう。

公開後の管理は、更新作業、バックアップ、復元、障害時の連絡を分け、担当と対応できる時間帯を記載します。バックアップなら保存する対象・頻度・期間と、戻す作業の担当まで決め、保存しているだけで復元作業も契約に含まれると考えないようにします。

仕様書を社内外へ共有する時は、パスワードや認証コードを本文へ書かず、管理する窓口と安全な受け渡し方法を記録します。フォームの保存データを移す場合も、必要な範囲と閲覧できる人を先に決め、受け渡しを担当者だけで管理します。

予算が決まっている場合は、初回制作と公開後の運用を分けて考え、希望する範囲とともに伝えます。複数社へ依頼するなら、相見積もりで条件をそろえる依頼文を使い、同じ前提で含む作業と別料金の作業を回答してもらうと比較しやすくなります。

曖昧な依頼を、確認できる仕様へ書き換える

仕様書の記入例を実務で使える形にするには、希望する状態を、実際に試せる操作へ置き換えることが役立ちます。「使いやすい」だけでは判断が分かれるため、誰がどの画面で何をできればよいかを添えます。

問い合わせフォームは、送信後の業務まで書く

「フォームを設置する」という依頼なら、入力項目・通知先・送信後の表示・不正送信への対策を分けます。送信完了の画面が出るだけでは、担当者が受け取れているかは分かりません。

この例の入力項目や確認画面は、自社の受付業務に合わせて選ぶ条件です。問い合わせ内容を管理画面へ保存したい場合や、問い合わせた人へ自動返信したい場合は、その機能と保存先を追加して合意します。

テストを行う担当・実施時期・テスト用のデータも決め、顧客情報や営業上の実績と混ざらない方法で実施します。実際の問い合わせを試験データで埋めないよう、通知を受ける側にも事前に伝えておきます。

自社更新は、担当者が行う作業をそのまま書く

ホームページを自社で更新したいなら、担当者が普段行う更新を一つずつ書くと、必要な管理機能が見えてきます。「CMS対応」は、専門知識なしで情報を書き換える仕組みを使うというだけで、編集できる範囲までは決まりません。

このように更新作業を決めておけば、操作説明・権限・誤操作時の相談先をまとめて確認できます。詳しい依頼内容はホームページを自分で更新したい会社が制作会社に頼むことで整理しています。

一方、「自由に更新できる」を、全ページを自由に作り替えられる意味で使わないようにします。自社で直す範囲と、制作会社へ頼む範囲を最初に分けると、納品後の依頼先も明確になります。

ホームページリニューアルで残すURLとデータを先に決める

ホームページリニューアルの仕様書では、新しく作るものと、旧サイトから引き継ぐものを別々に整理します。新しい画面だけを対象にすると、記事・PDF・問い合わせ先・既存の計測設定が抜けてしまうためです。

URLを変えるページは、旧URLと新URLを対応させる

URLを変更する場合は、旧URL・移行後のページ・対応方法を一覧にし、古いアドレスから内容の対応する新しいページへ送る設定を決めます。この自動転送をリダイレクトと呼び、GoogleもURL対応表と恒久的な転送の準備を案内しています。

転送は、古いページをすべて新トップページへ送ればよいわけではありません。元の内容を残す・統合する・廃止するという判断を先に行い、統合先と転送先が内容に合っているかを制作会社と照合します。

出典:Google検索セントラル「サイトを移転する方法」

URLを維持するページと変更するページを分けておくと、転送を設定する対象も明確になります。対応表の詳しい作り方はリニューアル時のURL引き継ぎ表へ進めますが、設定しただけで検索順位の維持を保証できるものではありません。

記事・PDF・メール・計測を、別の確認項目にする

データの引き継ぎでは、記事本文だけでなく写真、添付資料、フォームの保存データ、更新日時など、残す対象を決めます。その対象ごとに、誰が取得し、どこへ移し、何を照合するかを仕様書へ追記します。

• 記事・製品情報:移行対象の一覧と移行後の件数・内容を照合する
• 写真・PDF:表示やダウンロード、資料内のリンクも確認対象にする
• メール:今の契約と利用を確認し、サイトと一緒に移すか別に決める
• 計測:利用中の解析・広告タグと、公開後の確認担当を記録する

サーバーを変える場合は、ホームページの切り替えだけを理由に旧契約を解約しないことも引き継ぎ条件に加えます。メールやデータの利用が残っていないかを確かめてから、解約の可否を担当者が判断する流れにします。

また、検証中に検索へ出さないための検索除外設定(noindexなど)を使う場合は、公開対象のページで解除を確かめる作業を入れます。検証用の設定を公開後に残さないよう、公開を承認する人と確認結果を共有します。

公開後は、表示、問い合わせ、転送、更新操作、利用中の計測を担当ごとに確かめます。計測を使っているなら、新しいサイトで必要な記録を確認できるかも対象とし、試験によるアクセスや送信を通常の成果と混同しない扱いを決めておきましょう。

制作会社と仕様書を確定する順番

ホームページリニューアルの仕様書は、社内の希望を書き出した後、制作会社の回答を受けて確定する流れにすると、実現できる範囲を合わせられます。最初に全部を完成させようとせず、質問して決める項目も見える形で渡します。

自社の判断と制作会社の提案を分ける

自社側では、営業・採用・広報などの意見を集める窓口と最終承認者を決めます。関係者が別々に制作会社へ変更を伝えると、どれが正式な依頼か分からなくなるため、窓口が回答を集約して残します。

その窓口が各要望を、必須・可能なら対応・今回は対象外へ分けます。「必須」には必要な理由も添え、予算や納期に収まらない時は、対象を減らすか、段階的に公開するかを検討します。

未決定事項の担当と期限を記録し、合意後は版をそろえる

未決定事項は、何が未決定か・誰が決めるか・いつまでかをセットにします。たとえば写真撮影の有無が未決定なら、原稿やデザインの確定に影響するため、営業部が素材を確認する期限と制作会社の見積もりへの影響も記録します。

内容が固まったら、作成日・版・承認者・変更履歴を付け、見積書と工程表が同じ条件になっているかを照合します。社内の素材準備や確認にも時間が必要なので、リニューアル期間を整理する進行表と合わせて、判断の締切を置きます。

承認後に希望が増えた時は、作業を始める前に、追加費用・納期・他のページへの影響を確認します。その回答を受けて自社が承認し、仕様書・見積もり・工程の変更点を同じ記録に残すと、後から合意内容をたどれます。

ホームページリニューアルの仕様書に関するFAQ

ホームページリニューアルは目的と対象範囲から書き出す

ホームページリニューアルの仕様書は、目的と対象範囲を先に書き、必要な機能や確認方法を足していくと、専門知識がなくてもたたき台を用意できます。書き始めたら、未決定事項も含めて次の状態までそろえ、制作会社へ渡します。

• 目的が、利用者にしてほしい行動まで書けている
• 対象範囲が、ページ・資料・移行・運用ごとに分かれている
• 未決定事項に、確認する担当と判断期限が付いている
• 完了条件が、試す操作や受け取るものとして書かれている

その後は制作会社の回答と見積もりを照合し、合意した版を承認者と共有してから制作へ進めます。公開時にも同じ条件を確かめられるよう、確認結果と引き継ぎ資料を残しておきましょう。

弊社では、こうした未決定の項目も含めて伺い、予算と作りたい範囲に合わせて進め方を調整しています。予算が固まる前でも、いま必要なことと今後の希望を分ける段階からご相談いただけます。