お知らせの日付や写真を変えたいだけなのに、そのたびに制作会社へ連絡して、見積もりと作業完了を待っている。こうした更新を社内で進めたいなら、最初に確かめたいのは今のホームページに更新用の画面があるか、担当者がどこまで操作できるかです。
管理画面が用意されていれば、お知らせや写真の変更を自社で担える場合があります。ただし、ログイン情報を受け取るだけでは作業範囲や戻し方が分からないため、更新したい箇所・担当者の権限・操作の手引きをセットで制作会社に相談すると、具体的な準備に進めます。
ホームページを自分で更新できるか確かめる
ホームページを自分で更新できるかは、サイトの作りと、担当者に与えられた操作の権限によって変わります。見た目だけで判断せず、制作会社や管理会社に「お知らせの追加と写真の差し替えを社内で行えるか」と、変えたい内容を挙げて聞くところから始めましょう。
管理画面と編集できる項目を確かめる
CMSは、文章や写真を管理画面から編集する仕組みです。WordPressなどのCMSやホームページ作成サービスで作られていても、編集できる場所はサイトごとの設定や作り方で異なるため、お知らせを追加できる画面と、写真を差し替える欄の両方を確認します。
たとえば、お知らせは自分で追加できても、トップページの写真は制作会社しか変更できない作りも考えられます。この場合は、写真の欄が見えない理由を権限の不足なのか、そもそも更新用の機能がないのかに分けて調べてもらうと、必要な対応を絞れます。
確認結果ごとの次の動き
| 今の状態 | 先に頼むこと |
|---|---|
| 更新画面がある | 権限と手順の確認 |
| 一部だけ編集できる | 編集できない理由の調査 |
| 更新画面がない | 更新機能の追加可否 |
| 作り方が分からない | 制作方法と契約の確認 |
管理画面の場所が分からなければ、過去の納品資料や案内メールを探し、見つからない分を今の管理会社へ尋ねます。その際、検索で見つけたログイン画面へ、手元のパスワードを試しに入力するのは避け、正しい接続先を管理会社から案内してもらってください。
サイトを置くサーバーの契約先まで分からない場合は、請求書や契約メールから窓口を確かめる必要があります。調べる順番は自社のホームページのサーバーが分からない時の確認方法で整理しています。
要点更新したい場所を具体的に伝える
「自分で更新できますか」だけでなく、お知らせの追加・掲載写真の差し替え・営業日の修正など、希望する作業を挙げます。該当ページのURLも添えると、制作会社が実際の作りに沿って回答できます。
自社更新のために制作会社へ頼むこと
自社更新を始める時は、担当者用アカウント、実際の画面に合う手引き、間違えた時の戻し方を制作会社へ依頼します。社内担当者が扱う作業を先に決めておくと、必要以上に広い操作権限を渡さずに済むか、具体的に検討してもらえます。
「編集者」という名前だけで範囲を判断しない
WordPressを使っている場合、標準の「編集者」は他の人の投稿や固定ページも扱える役割です。
一方、「投稿者」は原則として自分の投稿を扱う役割なので、どちらを選べば自社のお知らせと写真を適切に更新できるかは、対象ページや独自の投稿機能も含めて確認する必要があります。
Wixにも役割ごとの権限があり、必要な作業に合わせたカスタムの役割を作れます。サービスによって仕組みが違うため、「このページの文章と写真を直したい」と作業で伝え、設定できる範囲を制作会社に確認するとよいでしょう。
アカウントは担当者ごとに用意し、退職や担当交代の時に利用を止める方法も決めておきます。制作会社の管理者アカウントを社内全員で使い回す形は避け、会社として管理する連絡先で、必要な人が利用できる状態に整えます。
操作の手引きには公開と復旧まで入れてもらう
更新の手引きは、一般的なCMSの説明書よりも自社の画面と更新箇所に合わせたものが役立ちます。ログインから編集、確認、公開までの画面に加え、写真の縦横比や、触らない設定も示してもらいましょう。
その手引きで一度操作できても、誤った内容を公開した時の対応が分からなければ、担当者は更新をためらいます。WordPressには投稿などの保存履歴を戻すリビジョンがありますが、保存の有無や件数は設定で変わるため、何をどこまで戻せるか、誰が復旧するかも先に決めておきます。
依頼文制作会社へ伝える内容の例
現在のホームページで、お知らせの追加と掲載写真の差し替えを社内で行いたいと考えています。今の作りで対応できる範囲と、追加の設定や改修が必要な箇所を教えていただけますか。
担当者用のアカウント、実際の画面に沿った操作の手引き、公開前の確認方法と間違えた時の戻し方もお願いしたいです。初回に必要な作業と費用、現在の管理・保守契約で変わる範囲を分けてご案内ください。
ホームページの自社更新と外注を分ける基準
ホームページを自分で更新する時も、日常の情報変更と、サイトの仕組みに関わる作業を分けると担当を決めやすくなります。社内で扱うのは、手引きで手順が決まり、変更後の確認と戻し方まで分かる範囲から始めるのがおすすめです。
社内で担う範囲
制作・保守会社に頼む範囲
たとえば、同じ「写真を変える」でも、決まった画像欄への差し替えと、トップページ全体の配置変更では作業が異なります。
見た目の変更が他のページにも及ぶ場合や、プログラムの編集が必要な場合は、制作会社に頼む範囲として扱うと線引きが明確になります。
更新費用と管理費の契約を分けて確認する
ホームページの更新費用は、文章や画像の変更を代行する費用と、自社更新用の機能を整える費用に分けて確認します。これに対し、ホームページの管理費にはサーバーなどの維持や保守が含まれる場合があり、契約ごとに対象が違います。
そのため、お知らせを自分で書けるようになっても、管理費や保守契約が自動的に不要になるとは限りません。残る業務と担当者を確認したうえで、更新代行だけを減らせるのか、契約全体の見直しが必要なのかを相談します。
WordPressのサイト全体を復旧できるようにするには、文章などを保存するデータベースと、画像やプログラムなどのファイルの両方を備える必要があります。編集履歴とサイト全体のバックアップは役割が違うため、後者を誰が管理しているかも引き続き確認しておきましょう。
出典:さくらのサポート情報「WordPressをバックアップしたい」
この分担を契約と照らし合わせる際は、ホームページ保守会社へ頼める作業と契約範囲で、保守に残す作業を確認できます。費用の相場や内訳はホームページ保守費用の見方と照らし合わせ、今の請求にどの作業が含まれているかを見てください。
お知らせと写真を自分で更新する進め方
更新の準備が整ったら、ホームページの担当者が自分のアカウントと手引きで、確認から公開まで進められるかを試します。制作会社の画面を見て説明を受けるだけで終えず、実際に使う担当者が操作し、迷った箇所を手引きへ追記してもらうと引き継ぎにも使えます。
最初は非公開の練習場所で操作する
初回は、制作会社に非公開の練習用ページや検証環境を使えるかを相談します。検証環境は、本番のサイトに影響を与えずに表示や操作を試すための場所で、用意できるかは契約やサイトの作りによります。
用意が難しい場合も、いきなり公開ページを書き換えず、公開中のページを残したまま練習できる方法を教えてもらいます。新しいお知らせの下書きで練習できる場合は、その下書きが外部に表示されないことまで確認してから作業を始めましょう。
注意公開済みページを下書きに戻して練習しない
公開済みのページを下書きへ切り替えると、お客様から見られなくなる場合があります。練習のために公開状態を変えず、制作会社が案内した非公開の場所で操作します。
写真の差し替えと公開後の見え方を確かめる
写真は、指定された縦横比やサイズで用意し、差し替えた後の切り抜かれ方を確認します。
同じ画像が複数のページで使われている場合もあるため、差し替えのつもりで元の画像ファイルまで削除しないよう、画面上でどの操作を選ぶか手引きに残しておきます。
公開前には文章と写真を一緒に確認し、社内の承認を経てから反映します。表示の確認はパソコンだけで済ませず、スマホで写真が切れすぎていないか、文字が読めるか、リンク先が正しいかまで確かめると、内容の修正漏れも見つけやすくなります。
- お知らせの件名・日付・本文が一致している
- 写真の向きや切り抜きに問題がない
- リンク先と添付資料が正しい
- 社内の承認を受け、公開後の表示も確認した
更新が終わったら、変更したページ・箇所・日時・担当者を社内で共有し、操作で迷った点も手引きに加えます。毎回の更新内容に迷う場合はホームページの更新頻度と見直す情報を参考に、営業日や連絡先など、変化した時に直す情報から担当を決めてください。
古いホームページに更新機能がない時の選択肢
古いホームページに更新画面がなくても、更新する部分だけに機能を追加する、サイトを作り直す、更新を一部外注するといった選択肢があります。どれを選べるかは既存の作りや契約によるため、最初から全面リニューアルに決めず、更新したい範囲を基に調査してもらいます。
更新部分を整える
今の作りで、必要な欄だけに更新機能を追加できるか調べる。
全体を作り直す
更新機能とあわせて、ページ構成や表示の課題を見直す。
一部の外注を続ける
更新頻度や社内の負担に応じ、依頼する作業と連絡方法を決める。
同じ更新範囲で改修案を比べる
部分改修を考えるなら、「お知らせの追加と写真の差し替え」という同じ作業範囲を前提に、追加で済む案と作り直す案を比べます。
ページ構成やスマホ表示にも課題があれば、別々に直す場合とまとめて見直す場合で、必要な作業を説明してもらいましょう。
作り直しや管理会社の変更を伴う時は、既存のURLや会社メールがどう引き継がれるかも先に確認します。文章を直すための相談から、ドメインやメールの移転まで必要になるとは限らないため、変更するものと残すものを見積もりの前提に入れます。
自社更新と外注を残す運用はどちらも選べる
弊社の公開事例には、日々の情報をご自身のタイミングで更新できる体制を整えた事例があります。一方、小さな更新を月額の管理範囲で対応する運用へ変えた事例もあり、自社でどこまで担うかは同じではありません。
社内に更新担当を置けるなら、操作できる範囲と手引きを整える方法が合います。担当者の時間を確保しにくい場合は、原稿や写真の準備は社内、反映は外注という分担も検討し、更新の頻度と確認に使える時間から選ぶとよいでしょう。
ホームページの自社更新でよくある質問
Qホームページは専門知識がなくても自分で更新できますか？
Aホームページは、更新画面と必要な権限が用意され、決めた範囲の操作を覚えられる場合に自分で更新できます。今の作りで更新できる箇所と、操作の手引きを制作会社に確認してください。
Q管理画面のIDとパスワードをもらえば十分ですか？
A管理画面のログイン情報に加え、担当者が更新してよい範囲、公開前の確認方法、間違えた時の戻し方が必要です。担当者別のアカウントを用意し、実際の画面で操作を確認してから始めます。
QWordPressの編集者ならお知らせだけを更新できますか？
AWordPressの標準の編集者は、他の人の投稿や固定ページも扱える役割です。お知らせだけに限定できるとは限らないため、自社の投稿機能に合う権限設定を制作会社に依頼します。
Q写真だけの差し替えも自社でできますか？
A写真の差し替えは、編集欄と操作権限が用意されていれば自社で行えます。指定の縦横比やサイズ、元画像を削除せずに差し替える方法を確認し、公開前にスマホでの見え方も確かめます。
Q自分で更新すればホームページの管理費はなくなりますか？
Aホームページの管理費は、自社更新を始めてもサーバーの維持やシステム保守などの契約が残る場合があります。更新代行の費用と、内製化した後も必要な作業を分けて確認します。
Q更新機能がない古いホームページは作り直す必要がありますか？
A更新機能がないホームページでも、必要な箇所への機能追加や一部の更新代行を続ける方法を検討できます。既存の作りや契約を調べ、希望する更新範囲を基に作り直す案と比較します。
Q更新したページを元に戻せますか？
A更新したページを戻せるかは、履歴の保存設定やバックアップの内容によって変わります。画像やサイト全体の設定まで同じ方法で戻せるとは限らないため、復旧できる範囲と対応する担当者を事前に決めます。
ホームページの更新は変えたい箇所を決めて相談する
ホームページを自分で更新する準備とは、変えたい箇所を決め、その範囲の権限・手引き・戻し方をそろえることです。お知らせや写真の変更から始め、サイトの仕組みや保守を担う相手も決めておけば、社内で扱う作業が明確になります。
- 更新したいページのURLと箇所を挙げる
- 今の管理会社へ、更新機能と必要な権限を尋ねる
- 操作の手引き・復旧方法・保守の担当を決める
弊社では、ご予算や自社で更新したい範囲に合わせて、必要な整備と進め方を柔軟に考えます。予算がまだ決まっていない段階でも、今のホームページで変えたい箇所からご相談いただけます。