前任者が退職し、ホームページの更新方法も制作会社との契約も分からないときは、更新期限・契約先・連絡窓口を先に集めます。管理画面へ入るための情報だけを探していると、ドメインの更新や会社メールの管理を見落としてしまうためです。
ホームページ管理の引き継ぎは、契約と権限を会社で把握し、後任が次の作業を依頼できる状態を目指します。手元の資料から埋められる引き継ぎ表と、外部の制作会社へ送る文例を使い、不明な項目の確認先まで決めていきましょう。
ホームページ管理を引き継いだら、更新期限と窓口を先に確認する
ホームページの担当者が変わったら、経営者や部門責任者と社内の窓口・作業の承認者を決め、更新や請求の通知が誰に届いているかを確かめます。すでに停止や未払いの通知が来ている場合は、その対応を情報整理より先に進める必要があります。
期限を守る
更新通知と未払いを確認し、支払担当へつなぐ。
連絡を受ける
制作会社の窓口と、会社が使える受信先を確保する。
情報を残す
契約・権限・担当を表へ記録し、不明点の確認先を決める。
先に止めないために見る項目
- ドメインやサーバーの更新期限・未払い通知がないか、経理と共有メールで確かめる
- 会社のメールやフォーム通知が、退職者しか見られない受信箱へ届いていないか確認する
- 制作会社へ依頼中の作業があれば、公開予定と承認待ちを引き継ぐ
ここで不明な契約を解約したり、前任者のメールを先に削除したりしないよう、社内の退職手続き担当とも予定を合わせます。必要な通知や認証の受け取り先がそのメールに残っていれば、後任が契約を確認する手掛かりまで失いかねません。
また、社内の担当交代だけなら、管理会社やサーバーを変えることを先に決める必要はありません。管理を任せる会社自体の変更も検討するときは、ホームページ管理会社の変更手順を別の作業として確認し、担当交代と契約の切り替えを分けて進めます。
社内で管理情報を探す場所と、見つけた資料の照合方法
手元に引き継ぎ資料がなくても、契約書・請求書・更新メールが確認の起点になります。まず経理に支払先を聞き、その会社名で業務用メールや共有フォルダを探すと、サービス名を知らない状態でも連絡先をたどれます。
資料ごとの探し方
| 探す場所 | 手掛かり | 次に照合するもの |
|---|---|---|
| 経理の保管資料 | 請求書・明細 | 契約先・更新日 |
| 業務用メール | 更新・設定通知 | 登録先・契約番号 |
| 会社の共有庫 | 契約書・手順書 | 担当窓口・作業範囲 |
| 会社の管理端末 | 承認済みの保存庫 | 管理画面・利用者 |
メールを検索するなら、「ドメイン」「サーバー」「契約更新」「保守」「設定完了」と、請求書に載る会社名を使います。制作会社への月々の支払いにサーバー代が含まれる契約もあるため、別の請求書が見つからなくても「契約していない」とは判断できません。
見つけた通知からは、契約番号・対象のドメイン・次回更新日を表へ写し、契約書や現在の管理会社の回答と照合します。古いメールには変更前の情報が残るので、資料の最終更新日と、実際に確認した日を分けて記録しておきましょう。
会社の端末やメールを調べる際も、社内で許可された範囲に限り、前任者の私物や個人アカウントを無断で使わないことが前提です。保存パスワードが見つかった場合は一覧表へ貼り付けず、会社の保管ルールに従って移す担当を決めます。
サーバーの会社名が分からないままなら、ホームページのサーバー契約先を調べる方法も使い、分かった情報と推測を分けて制作会社へ照会します。公開情報に出る事業者名だけで、自社が直接契約している相手と決めつけないでください。
ホームページ管理の引き継ぎ表で、契約・権限・連絡先を確認する
ホームページ管理の引き継ぎ表には、誰の契約か・誰が入れるか・次に誰へ聞くかを残します。下の表を社内の管理表へコピーし、「確認済」「不明」「対応中」の状態と確認日を付ければ、資料がそろわなくても次の担当へ渡せます。
注意表には認証情報の値を書かない
パスワード・秘密鍵・認証コード・バックアップコードは、この表や広く共有する資料へ記載しません。アクセスを制限した保管先と、その管理責任者を別に記録します。
契約・運用を引き継ぐチェック表
| 確認対象 | 確認する内容 | 社内で埋める欄 |
|---|---|---|
| □ドメイン | 登録者・管理会社 更新日・通知先 | 状態・確認日 担当・確認先 |
| □DNS | 設定の管理先 変更できる担当 | 状態・確認日 担当・確認先 |
| □サーバー | 契約者・プラン 更新日・支払担当 | 状態・確認日 担当・確認先 |
| □管理画面 | 仕組み・URL 後任の利用権限 | 状態・確認日 担当・確認先 |
| □メール | 提供元・受信先 転送・フォーム通知 | 状態・確認日 担当・確認先 |
| □保守契約 | 作業範囲・連絡先 請求・依頼中の作業 | 状態・確認日 担当・確認先 |
| サービス名・ID 権限・予備管理者 | 状態・確認日 担当・確認先 | |
| □復旧・有料部品 | バックアップの所在 復元担当・更新契約 | 状態・確認日 担当・確認先 |
ドメイン・サーバー・管理画面は別々に確認する
ドメインはホームページやメールに使う名前、サーバーはデータやメールを置く環境で、それぞれ契約先や名義が違うことがあります。さらに、名前と接続先を結び付けるDNSの設定を、別のサービスや制作会社が管理している場合もあるため、変更を依頼できる相手まで確かめます。
WordPressなどのCMS(ページを編集する仕組み)を使っていれば、その管理画面のURLと後任の権限も必要です。管理画面へ入れても、サーバーの更新やドメインの契約手続きまで行えるわけではないので、表の別行として扱ってください。
ドメインの名義は公開情報だけで決めず、管理画面の登録者情報と契約資料で確かめます。公開代行で別の組織名が表示されることもあり、制作会社名義だったときの確認や依頼は、ドメインを自社名義へ変更する手順で詳しく整理しています。
メール・保守契約・Googleも抜けなく残す
メールの行には、通常の受信箱に加え、問い合わせフォームの通知先・自動返信・転送の管理担当を記録します。前任者のアドレスを置き換える前に業務で使う通知を洗い出し、届かない通知があれば、WordPressのフォームメールが届かないときの確認順を使って原因を切り分けましょう。
保守契約については、更新作業・障害時の連絡・バックアップ・復元がどこまで含まれるかを確認します。「保守一式」という請求名だけでは境界が分からないため、ホームページ保守で任せられる作業と契約範囲を参考に、現契約の回答を残しておくと依頼時の行き違いを減らせます。
Googleの欄は、利用しているアナリティクス・Search Console・タグマネージャーを別々に記入し、対象のIDと現在の管理者を確かめます。有料テーマやプラグインも使っていれば、契約者と更新通知先を復旧・有料部品の欄へ追記し、会社の支払いが続くものを取りこぼさないようにします。
制作会社へ管理の引き継ぎを依頼する文例
制作会社への最初の連絡では、社内担当者の交代であり、現在の契約内容を確認したいと伝えます。契約を変更するか決まっていない段階で解約やサーバー移転を依頼すると、必要な調査の範囲まで変わってしまいます。
文例制作会社・管理会社への確認依頼
件名：ホームページ担当者交代に伴う管理情報の確認
いつもお世話になっております。社内の担当者変更に伴い今後の窓口を引き継ぐことになり、対象サイトの現在の契約と管理情報を確認したくご連絡しました。
ドメイン・サーバーの契約先と登録名義、更新期限、管理画面の場所、メール・フォームの管理範囲、保守契約に含まれる作業をご教示いただけますでしょうか。あわせて、後任用の権限を追加できるか、依頼中の作業や未処理の請求がないかも伺えますと幸いです。
契約確認に必要な書類と提出方法、認証情報を安全に受け渡す方法をご案内いただき、今後の連絡先は会社として指定する窓口へ更新をお願いいたします。
この連絡だけで解約や設定変更をお願いするものではありません。
送信前に会社名・対象サイトのURL・担当者名・会社の返信先を補い、契約番号が分かれば添えます。契約当事者が別会社や前任者個人の場合は、後任を名乗るだけでは情報を受け取れないこともあるので、必要な確認書類と変更手続きを相手に尋ねてください。
社内で決めること
外部へ確かめること
返事がない・ログイン情報が分からない場合
制作会社へ連絡がつかなければ、請求書や過去の通知で分かった契約サービスの公式窓口へ、契約者確認の方法を問い合わせます。どのサービスか未確定なら、候補とその根拠を整理してから照会し、推測したログイン画面で認証を繰り返すのは避けましょう。
たとえばXServerでは、パスワード再設定の案内が登録メールアドレスに届きます。IDも登録メールも分からない、または認証コードを受け取れない場合は、公式サポートの「新規の方・ログイン情報が不明の方」から問い合わせる案内があります。
出典:エックスサーバー「XServerアカウントにログインできません」
また、JPドメインの管理事業者が不明なら、JPRSは登録者や登録・技術の連絡担当者であることを確認できた場合に照会へ対応すると案内しています。担当交代の事情とドメイン名を伝え、必要な確認方法を相談できるのであって、誰でも情報を受け取れる制度ではありません。
こうした窓口でも、希望どおりの権限回復や返還が保証されるわけではありません。契約者の確認や現在の名義によって手続きが変わるため、回答を記録し、経営者や社内の契約担当と次の対応を決めます。
ホームページの名義・ログイン・Googleの権限を会社で管理する
ホームページの管理情報が集まったら、後任用の権限を確保してから前任者のアクセスを整理する順番で進めます。退職時の社内規程に基づくアクセス停止は情報システム担当と調整し、業務データや契約確認に必要な情報の移行も並行して管理します。
契約名義と通知先を直し、個別のユーザーで使う
ドメインやサーバーが会社名義なら、まず担当者名・通知先メール・電話番号・支払担当を現状に合わせます。前任者個人や制作会社が契約者なら、連絡先の書き換えだけで会社の契約にはならないため、提供元へ名義変更や管理権限の整理に必要な手続きを確かめてください。
ユーザーを追加できるサービスでは、後任の個別アカウントを作り、通常業務に必要な権限を付けます。共通の契約用アカウントを使う必要がある場合も、会社が管理する保管庫と復旧連絡先を定め、二段階認証を前任者の私物端末だけに残さないようにしましょう。
WordPressを使っている場合は、サイト全体の通知先と各ユーザーの登録メールを分けて確かめます。ログインやパスワード再設定ができないときは管理者・保守担当へ依頼し、事情が分からないままデータベースやプログラムを書き換えないでください。
特に旧ユーザーを削除する際は、その人の投稿も一緒に消さないよう、投稿を別ユーザーへ割り当てる処理を確認します。削除前にバックアップと保持対象を保守担当に見てもらい、後任で必要な画面へ入れることを確かめてから整理する順序です。
Googleのサービスごとに後任と予備の管理者を確認する
Googleの権限はサービスごとに確かめる必要があり、前任者の個人Googleアカウントのパスワードを受け取る方法に頼ると、別の個人データや認証手段まで混ざります。会社が管理する後任のアカウントへ、今あるデータを見られる権限を付けてもらう形で引き継ぎます。
アナリティクスを使っていれば、現在の管理者に該当するアカウント・プロパティ(計測対象)への追加を依頼します。新しい計測環境を作る前に、これまで見ていたサイトのデータが後任でも開けるかを確認し、必要な権限が付いた画面を引き継ぎ表へ記録しましょう。
Search Consoleでは、所有者の権限と所有権を確認する手段も引き継ぎ対象です。古い所有者の確認用データが残ると再確認できるため、自社側のアクセスを確保したうえで技術担当へ整理を依頼し、他のGoogleサービスでも使う確認用データを一律に消さないようにします。
出典:Google Search Consoleヘルプ「所有者、ユーザー、権限の管理」
タグマネージャーを使っている場合は、Googleが有効な管理者アカウントを少なくとも2つ用意するよう勧めています。アカウントの管理権限とコンテナ(タグをまとめる単位)の編集・公開権限は別なので、後任が設定を見るだけでよいのか、変更や公開も担うのかを分けて決めます。
出典:Googleタグマネージャーヘルプ「ユーザーと権限の管理」
警告アクセスの整理と本番設定の変更を同時に進めない
引き継ぎ時にDNS・メールの接続先・計測タグまでまとめて変更すると、問題が起きた箇所を確かめにくくなります。設定を変える必要がある場合は、保守担当と対象・確認方法・戻し方を決め、担当交代の作業と分けて記録します。
ホームページ管理の引き継ぎは「後任が動ける」で完了させる
ホームページ管理の引き継ぎは、情報を受け取っただけで完了にせず、後任が通常業務を始められるかで確かめます。契約先の一覧ができても、問い合わせ通知を見られない、更新を誰に頼むか分からない状態なら、その項目は対応中として残します。
- 後任のアカウントで必要な管理画面と過去の資料を開ける
- 次回の更新日と請求先を、経理と社内窓口の両方が把握している
- 会社の窓口で制作会社とのやり取りと更新通知を受け取れる
- 問い合わせの受信先と転送先、内容を確認する担当が分かる
- バックアップの保管場所・対象と、復元を依頼する相手が分かる
- 前任者の権限や認証手段について、整理した日と担当者を残している
実際のページ更新やフォームの確認が必要なら、変更内容と実施する担当を先に合意し、元へ戻せる方法で確かめます。テスト送信を行う場合も、社内の集計や自動返信に混ざることを担当者と調整し、引き継ぎ確認のために業務データを増やし続けないようにしてください。
まだ分からない項目には、確認する相手・社内の担当・回答を待つ期限を付けて残します。すべてを後任一人で調べ切ろうとせず、請求は経理、権限は現在の管理者、設定や復元は保守担当というように、答えを持つ相手へ順に渡していきましょう。
よくある質問
Qホームページの管理情報が何もないときは、どこから始めればよいですか？
Aホームページの管理情報がないときは、経理の請求書・支払明細と、会社が受け取った更新通知から始めます。契約先、対象ドメイン、更新期限を確かめ、分からない項目は確認先と担当を付けて表へ残してください。
QWordPressの管理画面へ入れれば、引き継ぎは完了ですか？
AWordPressへ入れても、ドメインやサーバーの契約、メール、保守の範囲まで引き継げたとは限りません。後任が更新を依頼でき、会社側で請求や必要な通知を受け取れる状態まで確かめます。
Q退職者のGoogleアカウントのパスワードをもらう必要はありますか？
AGoogleの業務用サービスは、後任の個別アカウントへ必要な権限を追加する方法で引き継ぎます。前任者の個人アカウントのパスワードを共有せず、現在の管理者に対象サービスと権限の追加を依頼してください。
Q制作会社に連絡がつかず、ログインもできない場合はどうしますか？
A制作会社と連絡が取れない場合は、契約資料や通知からサーバー・ドメインの提供元を調べ、公式窓口へ契約者確認の方法を問い合わせます。確認条件は提供元や名義で異なり、権限を回復できるかは個別の判断になります。
Q社内の担当者が変わるだけでも、ドメイン移管は必要ですか？
A社内の担当者交代だけで、ドメイン移管が一律に必要になるわけではありません。会社名義と管理事業者を維持するなら、担当連絡先や権限の更新を先に確認し、事業者変更が必要かは別に判断します。
Q引き継ぎ表へパスワードを書いておいてもよいですか？
A引き継ぎ表にはパスワードや認証コードを書かず、アクセスを制限した保管先と管理責任者を記録します。後任が必要な情報へ安全にアクセスできるかは、別途確かめてください。
Qホームページ管理の引き継ぎは、何を確認したら完了ですか？
Aホームページ管理の引き継ぎは、後任で必要な画面へ入れ、更新依頼・契約更新・通知受信・復元時の連絡を始められるかで確認します。未解決の項目が残る場合も、確認先・担当者・期限を決めて共有します。
ホームページの引き継ぎは、確認先と次の担当を残す
前任者がいなくても、ホームページの引き継ぎは請求・更新通知・制作会社の回答から進められます。最初は引き継ぎ表のドメインとサーバーの欄を埋め、分からない箇所を誰に聞くか決めるところから着手しましょう。
要点会社に残すのは、次の作業を始められる情報
契約先と更新日、使える権限、通知を受ける窓口、困ったときの連絡先をそろえ、不明な項目には担当と期限を付けます。設定の変更は、その情報を踏まえて必要な範囲だけ進めます。
管理情報の整理から対応が必要なら、弊社では予算と任せたい範囲に合わせて進め方を相談できます。予算がまだ決まっていない段階でも、分かっている契約と困っている作業からご相談いただけます。