ホームページに事務所移転のお知らせを出すときは、新しい住所でいつから受付が始まるかを冒頭に置きます。移転前なら旧事務所に行ける最終日も添え、移転後なら現在の受付先が新住所であることを伝えましょう。
例えば、打ち合わせを控えた取引先は、住所が二つ並んでいるだけでは当日の行き先を選べません。来訪する日と郵送物を送る日をそれぞれ思い浮かべて原稿を読むと、必要な案内が見えてきます。
事務所移転のお知らせ例文【移転前】
移転前のお知らせは、旧事務所の受付最終日と新事務所の業務開始日を先に決めると書きやすくなります。引っ越し作業の日と来訪を受け付ける日が違うときは、新事務所で業務を始める日を見出しや本文で明示してください。
次の例は、6月14日まで旧事務所で受付を行い、6月17日から新事務所で業務を始める想定です。自社の日付に直し、文面の下に「新事務所の所在地」として郵便番号・住所・建物名・階数を載せると、住所をすぐ見つけられます。
例文移転前にホームページへ掲載する文面
事務所移転のお知らせ
いつも弊社をご利用いただき、ありがとうございます。事務所の移転に伴い、6月17日から新事務所で業務を開始いたします。
旧事務所での来訪受付は6月14日までとなります。6月17日以降のご来訪は、下記の新事務所で承ります。
代表電話番号に変更はございません。移転後も、どうぞよろしくお願いいたします。
会社移転のお知らせとして本社だけを案内する場合は、見出しを「本社事務所移転のお知らせ」にすると支店の利用者も判断しやすくなります。株式会社タップの公式告知でも、新住所と事業開始日に加え、電話・FAXの変更がないことと、請求書の送付先変更を案内しています。
旧事務所の受付最終日
新事務所の業務開始日
事務所移転のお知らせ例文【移転後】
移転後にホームページを開いた人がいま訪問できる場所を判断できるよう、冒頭を「新事務所で業務を開始しました」に切り替えます。
その一文の近くに、実際に業務を始めた日と新住所を置いてください。
例文新事務所で受付を始めてから掲載する文面
事務所移転のお知らせ
弊社は6月17日から新事務所で業務を開始いたしました。ご来訪の際は、下記の新事務所の所在地をご確認ください。
代表電話番号は従来どおりです。訪問日がお決まりのお客さまで受付場所が分からない場合は、担当者までご連絡ください。
その新住所のすぐ下に入口や受付階の案内があると、地図で建物に着いた人も迷わずに済みます。KOKUSAI ELECTRICの公式告知では、新拠点で業務を始めたことを伝えたうえで、新住所、代表電話、駅出口などのアクセスを掲載しています。
出典:KOKUSAI ELECTRIC「新本店での業務開始のお知らせ」
移転前のお知らせをすでに出しているなら、同じページの冒頭に開始日と新住所を反映する方法があります。取引先が前に受け取ったメールから開き直しても、現在の受付先が分かるようにするためです。
一方、予定を知らせた記録を別に残す運用なら、旧告知の冒頭から新しいお知らせへ案内してください。旧告知が検索結果から開かれることもあるので、ページを開いた時点で新旧の区別がつく一文を置きましょう。
事務所移転のお知らせに追記する文例
電話や郵送の切り替えが来訪受付と同じ日に済むとは限りません。その日がずれる場合は、何が、いつから、どう変わるかが一文で伝わるよう、住所欄から分けて書きます。
下の文例は6月17日を新事務所の業務開始日とした場合なので、自社で変更がある項目を選んで日付を直します。
電話がつながらない時間があるなら、代わりの連絡先に担当者が対応できるかも確認してください。
| 状況 | 追加する一文の例 |
|---|---|
| 電話番号も変わる | 6月17日以降は、下記の新しい代表電話番号をご利用ください。 |
| 電話が一時的につながらない | 6月14日の午後は、移転作業のため代表電話がつながりません。お急ぎの場合は、担当者宛てにメールでご連絡ください。 |
| 郵送先の切り替えが後日になる | 6月20日以降に発送する書類は、新住所へお送りください。発送済みの書類については、弊社の担当者までご連絡ください。 |
| 来訪先と書類の送付先が異なる | ご来訪は新事務所で承ります。請求書や契約書は、下記の書類送付先へお送りください。 |
| 移転に伴う休業がある | 6月15日から6月16日までは移転作業のため休業し、6月17日から新事務所で業務を再開いたします。 |
郵送の案内では、発送日と到着予定日のどちらを基準にするかまで決めておくと、切替直前の問い合わせに答えやすくなります。郵送物と宅配便で扱いが違う場合もあるため、配送会社ごとに確認し、取引先には送付先そのものを連絡しましょう。
旧住所宛ての郵便物に備える方法として、会社・団体も日本郵便の転居手続きを利用できます。
その手続きと並行して、請求書や契約書を受け取る相手には新住所と適用日を直接伝えておくと安心です。
出典:日本郵便「会社、団体等の転居、開業、閉業の場合の手続について教えてください」
注意日程が変わったら旧告知の冒頭にも訂正を出す
業務開始日が変わった場合は、変更前の日付と変更後の日付を並べ、訂正した日を添えます。来訪予約や納品予定が入っている相手には、変更後の場所と日程を直接伝えてください。
移転に合わせてサイトやフォームも止める場合は、ホームページのメンテナンスのお知らせ例文を参考に、利用できなくなる機能と再開予定を別に伝えます。
事務所移転に合わせてホームページの住所を更新する
お知らせで移転を予告したあとは、来訪者がふだん住所を調べるページも確認しておきます。先に会社概要を新住所へ変えると移転前の訪問者を迷わせる場合があるため、旧住所を表示する期間と切替日時を決めてから作業を依頼しましょう。
外注するなら、ページのURLと変更箇所、切り替える日時をまとめて送ります。画面のどこを直してほしいかまで伝えるには、ホームページの修正依頼メールの例文も使えます。
新事務所で業務を始める日に見る箇所
- 会社概要・アクセスの住所、建物名、階数、最寄り駅からの案内を更新する。
- 地図リンクと埋め込み地図をそれぞれ開き、ピンが新事務所を指すか見る。
- フッター・問い合わせページに残る住所と、スマートフォンの電話ボタンの番号を確認する。
- 採用ページ・予約案内・配布用PDFに旧住所がある場合は、移転対象の拠点に限って更新する。
会社概要の沿革に旧住所が出てくる場合は、現在の所在地欄と過去の記録を分けて見ます。移転を履歴にも残すなら、会社概要に載せる沿革の書き方と文例のように、年月と移転した拠点を短く記すと読みやすくなります。
Googleビジネスプロフィールで来訪先を案内している会社は、登録住所とピンの位置も確認します。公式ヘルプでは所在地の編集方法や、拠点で顧客に対応しない場合に住所を表示しない選択肢が案内されています。
出典:Googleビジネスプロフィールヘルプ「ビジネス拠点の住所を管理する」
地図に加え、電話ボタンも実際に使うときの動きを確かめましょう。
ボタンを押して発信画面を出し、発信前に画面に出た番号を掲載番号と見比べます。お知らせと固定ページで編集箇所が分かれている場合は、ホームページを自社で更新できるようにする方法も、次回の修正範囲を決める材料になります。
事務所移転のお知らせでよくある質問
Q事務所移転のお知らせはホームページにいつ掲載しますか？
A事務所移転のお知らせは、新住所と業務開始日を社内で確認できたら、来訪予定や発送予定のある人が間に合う時期に掲載します。日程が確定していない段階で予告する場合は、予定であることと現時点の受付先を明記してください。
Q移転日と新事務所の業務開始日はどちらを書きますか？
A移転日と業務開始日が異なる場合は、新事務所の業務開始日を先に書きます。旧事務所の最終受付日や作業中の休業日も案内すると、来訪する人が日付ごとに判断できます。
Q電話番号が変わらないときも、お知らせに書きますか？
A電話番号が変わらない場合は「代表電話番号に変更はございません」と添えると、読者が登録済みの番号を引き続き使えると分かります。番号が同じでも不通の時間帯があれば、その時間と代替の連絡方法を案内します。
Q事務所移転のお知らせには旧住所も必要ですか？
A事務所移転のお知らせの旧住所は、移転対象の拠点を見分けるのに必要な場合や、移転前に来訪を受け付ける場合に載せます。両方の住所を載せる場合は、どちらが現在の受付先かを日付とともに示してください。
Q移転後は新しいお知らせを別に投稿したほうがいいですか？
A移転後は、事前に案内したページを更新すれば、すでに共有したURLからも現在の所在地を確認できます。別ページで移転完了を知らせる場合は、事前告知から新しい案内へ移動できるようにします。
Qホームページに掲載すれば取引先への連絡は済みますか？
Aホームページの掲載に加え、請求書の送付先や来訪予約に影響する取引先には直接連絡しましょう。先方の登録住所を変えてもらう場合は、新住所といつから適用するかも一緒に伝えます。
新住所で受付を始めたら、常設ページも切り替える
切替が済んだら、お知らせ・会社概要・アクセスの順にスマートフォンで開き、同じ新住所に行き着くかを確かめます。旧事務所への来訪案内や休業中の表示が残っていたら、受付を再開した日と現在の連絡先に更新します。
確認移転後のページは来訪する人の順番で読む
お知らせからアクセス案内を開き、住所、建物、受付階が順に分かるか確認します。郵送先が別にある場合は、来訪先と見間違わない見出しにしてください。
移転に合わせてホームページを見直す場合は、更新したい箇所と予算に合わせて、弊社で作業範囲を調整できます。その範囲や予算が決まっていない段階でもご相談いただけます。