ホームページの修正依頼メール例文【変更箇所・公開日・公開前確認の伝え方】

ホームページの文章や画像を直してもらうときは、対象ページ・修正前後の内容・公開する条件を同じメールに揃えると、依頼先が作業内容を判断しやすくなります。丁寧な言葉を重ねるより、何を決めてほしいかが伝わる文面に整えましょう。

メールには公開希望日と、公開前に自社で確認したいことも添え、対応可否の返答を受けてから日程を固めてください。基本の依頼文に続き、急ぎ・追加修正・催促・公開承認の文面まで、状況に合わせて使える形で紹介します。

ホームページの修正依頼メールはこの例文から

ホームページの修正依頼メールは、件名で用件、本文で修正内容と返答してほしいことを示すのが基本です。下の【】を自社の情報へ置き換え、不要な項目は削ってから送れます。

この例文では、見積もりの確認前に追加作業へ着手しない条件を入れています。保守契約内で着手してよい依頼なら、その合意に合わせて文章を変え、公開の承認条件は別に残してください。

社内で原稿が決まっていないときは、「差し替え作業」ではなく「原稿の相談」として送り、「文章を整えるところからお願いしたい」と一言添えれば、制作会社も必要な作業を見積もれます。

原稿の準備から止まっている場合は、ホームページの原稿作成を自社と制作会社で分担する考え方に沿って、事実の確認と文章を整える作業を分けると依頼しやすくなります。

ホームページの修正箇所と原稿を迷わせない書き方

ホームページの修正依頼は、ページ名だけでなくURLとページ内の目印を添えると場所を特定できます。同じ言葉が複数あるなら、「上から2つ目」などと補い、修正番号と画面上の番号を揃えましょう。

実際の更新受付の例として、東北大学理学部・理学研究科も、対象ページのURL、明確な修正指示、掲載期限、掲載する形式のファイルを求めています。このように、作業に必要な情報を先に揃えることが、依頼文を具体化する出発点です。

出典:東北大学理学部・理学研究科「広報・アウトリーチ関係」

文章・画像・リンクで渡す情報を変える

変更するもの	渡す内容	添える目印
文章	修正前と確定原稿	見出し・段落
写真	元の画像ファイル	掲載位置・番号
リンク	変更後のURL	ボタン名
表示の不具合	症状と画面の画像	端末・発生時点

文字の修正は、修正前と修正後をコピーできる文字で並べると、そのまま差し替える原稿が伝わります。画面の画像だけに手書きで文章を入れると読み取りが必要になるため、位置は画像、文章はメールや原稿ファイルで渡すと役割が明確です。

たとえば「説明を短く」だけでは完成形が決まらないので、確定した差し替え文か、文章から相談したい旨を添えます。誤字の訂正なのか、自社の都合による情報変更なのかも伝えると、依頼先が事情を取り違えずに済むでしょう。

写真の変更では、ファイル名・入れる場所・見せたい部分をセットにして、たとえば「入口の看板は切らないでほしい」などと書き、スマートフォンでの切り抜きも確認したいと添えれば、仕上がりの判断基準を共有できます。

リンクの修正も、ボタンの文字を変えるのか、移動先を変えるのかを区別します。「リンクを直してください」だけで原因を決めず、押した場所と、実際に開いたページや表示されたエラーを知らせてください。

関連ページと添付ファイルの版も揃える

営業時間や電話番号の変更なら、他のページやPDFも対象に含めるかをメールに書きます。自社で把握できた場所を列挙し、ほかの掲載箇所を探す作業も頼みたい場合は、その調査から依頼すると伝えましょう。

原稿を後から差し替える場合は、「修正一覧_第2版」のように版を区別し、第1版を取り下げて第2版だけを使うことを明記してください。Googleドキュメントなどを使う場合は、変更履歴の版に名前を付ける方法もあるので、どの版を公開するかの記録に使えます。

出典:Googleドキュメントエディタヘルプ「ファイルの変更内容を確認する」

共有リンクで素材を渡すなら、相手が開ける権限と、必要な操作の範囲を合わせることが必要です。Googleドライブでは共有相手と閲覧・コメント・編集の権限を選べるため、閲覧だけでよい素材を渡す場合と、原稿を共同編集する場合で使い分けられます。

出典:Googleドライブヘルプ「Googleドライブのファイルやフォルダの共有とアクセス権の管理について」

その際、未公開の資料を「リンクを知っている全員」へ広げないようにし、指定した相手が開ける状態に整えます。修正の依頼文へ管理画面のパスワードまで書き足さず、作業用の権限が必要かを依頼先と別途確認してください。

ホームページの公開日と確認日を分けて伝える

ホームページの更新依頼メールで「月末まで」とだけ伝えると、仕上がりを見たい日なのか、公開したい日なのかが分かりません。そこで、確認用画面の提出日・自社の回答日・公開希望日を分けて書きます。

この公開希望は、依頼先から対応可能と返答されるまでは確定した納期ではありません。社内の確認者が不在になる日も含めて相談し、難しい場合は、先に直す項目と後へ回す項目を調整します。

たとえば告知前の商品情報などは、指定日時より前に公開しない条件も明示します。社内の承認が予定より遅れた場合は、公開を待つのか、日程を組み直すのかを連絡し、依頼先の判断だけで進めないよう合意しておきましょう。

公開前の確認方法はサイトの仕組みで変わり、たとえばWixエディタには公開せずに表示を確かめるプレビュー機能があります。自社サイトでも同じ方法を使えると決めつけず、確認用ページ、画面の画像、画面共有のどれで見られるかを依頼時に尋ねると具体的です。

出典:Wixヘルプセンター「Wixエディタ：サイトを保存・プレビュー・公開する」

ホームページの修正依頼メールを急ぎ・追加・催促で書き分ける

ホームページの修正依頼メールは、状況が変わったときに元の依頼との違いと、相手に返答してほしいことを補うと読み取りやすくなります。最初の依頼を毎回書き直すより、修正番号を使って変更点を追える形にしましょう。

急ぐ場合は理由と優先項目を添える

誤った受付時間で案内しているなど、早く直す必要がある場合は、何が起きていて、どこを先に直すかを伝えてください。「すべて大至急」とせず、見た目の調整と案内の訂正を分けると、先行対応を相談できます。

急いでいても、先方の確認を待たずに公開時刻を約束しないことが必要です。契約で緊急連絡先が決まっている場合はその窓口も使い、電話で話した内容を同じメールへ残します。

追加修正は元の番号と変更点を示す

追加した文章が短くても作業済みの箇所に影響するため、変更した点と変えていない条件を一緒に書きます。社内の複数人から別々に修正を送らず、窓口が一本にまとめてから伝えましょう。

返信がない場合は受付状況から確かめる

催促では、「返事がない」ことと「作業が終わっていない」ことを混同しないことが出発点です。受付済みか、素材待ちか、確認待ちかを尋ね、それでも連絡がつかない場合は契約の連絡窓口へ問い合わせます。

依頼の出し方を整えても返答が滞る場合は、ホームページ修正の対応が遅い会社を見極める判断基準も参考に、返信と反映のどの段階で止まっているかを整理できます。

公開前の確認と公開承認を記録に残す

公開前は、修正番号ごとに、原稿・画像・リンクの反映結果を照合します。ホームページをパソコンとスマートフォンで見て、文字が欠けていないか、写真の見せたい部分が残るか、変更したボタンが正しい先へ開くかを確かめましょう。

修正指示に書いていない新しい希望が出た場合は、指示との相違と、新たな追加依頼を分けて扱うのが基本です。同じ番号の中で指示内容が変わり続けないよう、追加分には別の番号を付けて、費用や日程への影響を尋ねると記録を追えます。

公開可の返信は対象と日時を明示する

公開を承認するときは「問題ありません」だけで済ませず、公開してよい修正番号と日時を返信します。保留項目がある場合は、その部分を除いて公開できるかも依頼先へ確認が必要です。

公開後は完了連絡のURLを開き、承認した内容が公開先でも揃っているかを確かめます。古い表示が残って見える場合も、すぐ再修正を求める前に、ページのURL・確認時刻・端末と画面の画像を伝え、反映状況を調べてもらってください。

費用が気になる場合は、ホームページ保守会社へ頼める作業と契約範囲を整理したうえで、原稿の作成、差し替え、公開確認のどこまでが今回の依頼に含まれるかを照合できます。

ホームページの修正依頼でよくある質問

次の更新依頼は確定した原稿から始める

ホームページの修正依頼メールは、変更したい内容と、作業・公開を進めてよい条件を共有するための文書です。まずは基本例文に対象URLと修正前後を入れ、確認者と希望日を揃えるところから始められます。

同じ種類の更新を繰り返すなら、ホームページの更新頻度と見直す情報に沿って、定期点検する内容と急いで直す内容を分けておくと、次回の依頼にも準備を引き継げます。

弊社では、予算と修正したい範囲に合わせて進め方を調整しており、予算がまだ決まっていない段階でも、直したいページと困っている内容からご相談いただけます。