ホームページの更新代行はどこまで頼める？原稿・画像がそろわないときの依頼範囲

ホームページの更新代行は、文章や写真の差し替えに加えて、原稿づくりや画像の準備から相談できる場合があります。ただし、どこまで任せられるかは依頼先と契約内容で異なり、完成した材料を渡す場合とは作業範囲も変わります。

「新しいサービスを載せたいけれど、説明文を書けない」「写真が古いままで頼みにくい」ときは、いま渡せる材料と、これから作ってほしいものを分けてみてください。全部を完成させてから依頼するより、必要な準備を相談しやすくなります。

ホームページの更新代行で頼める範囲を先に分ける

ホームページの更新代行を頼むときは、用意した材料を載せる作業と、載せる材料を作る作業を分けると、見積もりの前提がそろいます。お知らせの公開でも、完成原稿の入稿と、聞き取りからの執筆では必要な工程が違うためです。

同じ「更新」でも、作業に含める内容は違う

頼みたいこと	渡せる材料	先に確かめる範囲
文章の差し替え	確定原稿	掲載場所と公開日
写真・PDFの変更	差し替えファイル	加工と旧版の扱い
お知らせの追加	決まった事実	原稿作成の有無
新ページの制作	資料・掲載目的	構成とデザイン
掲載後の改善	困っている箇所	提案と実作業

たとえば、画像の差し替えを頼むつもりでも、切り抜きや文字入れが必要なら画像を作り直す工程が加わります。「写真を渡すので更新してほしい」とだけ伝えず、加工済みの写真なのか、見せ方から考えてほしいのかまで添えると、作業の食い違いを減らせます。

更新代行と保守管理は契約の作業一覧で見分ける

文章や画像の更新と、サイトを支える仕組みの保守は、確認する対象が異なります。更新代行を契約していても、システムの更新、バックアップ、不具合の調査まで含まれるとは限りません。

この違いを確かめるには、サービス名より契約書や見積書の作業一覧を見るほうが具体的です。原稿の入稿だけを頼むのか、公開後の管理も続けて頼むのかを伝え、含まれない仕事の依頼先も決めておきましょう。

原稿がないときは資料・箇条書きから作成を頼む

原稿作成に対応する更新代行先なら、パンフレットや箇条書きのメモから文章を起こす作業を相談できます。依頼の段階で文章を整える必要はありませんが、資料にない事実まで相手に判断してもらうことはできません。

文章より先に「決まっている事実」を渡す

まず渡したいのは、誰に何を伝え、読んだ後にどうしてほしいかです。サービス紹介なら対応内容や相談先、お知らせなら変更内容と適用日など、社内で決まっている情報から書き出します。

そこに古い会社案内や営業資料を添える場合は、そのまま使える部分と、現在とは違う部分も印を付けてください。手元にある資料が最新とは限らないので、古い数字や終了したサービスが新しい原稿へ戻らないようにするためです。

資料だけでは説明が足りないときは、質問票への回答や担当者への聞き取りを含めて頼めるか尋ねます。「分かりやすく書いてほしい」から一歩進めて、何を聞き出してほしいかまで相談できれば、社内で必要な人も決めやすくなるでしょう。

原稿を作る担当と、内容を確かめる担当を分ける

このように原稿を外注する場合も、自社の実情を確かめる担当者は必要です。料金、対応地域、営業時間、取引条件などは、文章が読みやすいかとは別に、会社として正しいかを判断します。

この分担を決めたうえで、ホームページの原稿作成で自社が用意する情報も確認しておくと、依頼前に集める材料を絞れます。実績や強みが不明な部分を、もっともらしい文章で埋めないことも、確認担当と共有しておきたい点です。

ホームページの写真がそろわないときは掲載方法から決める

ホームページの更新代行で写真が足りない場合は、実物を見せる必要があるのか、内容を補助する画像でよいのかを先に分けます。商品、設備、店舗、スタッフを説明するページでは、別の写真を置くと実際の姿と誤解されかねません。

手持ちの写真・新規撮影・素材画像を使い分ける

既存の写真を使うなら、いまの設備や商品と違わないか、掲載サイズに足りるかを見てもらいます。写真が小さい、暗い、見せたい部分が切れるなどの問題は、切り抜きや加工で対応できる範囲を確認してから採用を決めます。

撮り直す必要がある場合は、ホームページ用の写真撮影で準備することを参考に、撮る対象と用途を伝えてください。写真だけを先に増やすより、ページで何を伝えるかを決めておくほうが、必要なカットを相談しやすくなります。

一方、汎用のイメージ画像を使う場合は、他社の写真や検索で見つけた画像を、そのまま使わないようにします。文化庁も権利者の意思を確認する考え方を示しており、素材サービスを利用するときも、商用サイトへの掲載や加工、再利用の条件を確かめます。

出典:文化庁「ここが知りたい著作権」

• 実物と誤解される写真を代わりに置いていない
• 撮影者と掲載を許可する相手を確認した
• 写っている人や資料の扱いを確認した
• 使うページと必要な加工を指定した

写真を後から足すなら、先に公開する内容を限定する

写真の完成を待てない場合でも、文章だけで正しく案内できる内容なら、先に公開する進め方を相談できます。ただし、写真がなくて商品の種類や場所を取り違えるようなら、公開を分けること自体を見直す必要があります。

後から画像を足す場合は、追加の反映と表示確認も作業に含めることを合意しておきます。仮画像を公開するなら差し替え担当と期限を決め、途中の状態が完成版として残らないようにしましょう。

画像を掲載するときは、画像が伝える内容に応じた代替テキストも依頼範囲へ入れます。W3Cは、情報を伝える画像には説明を付け、装飾目的だけの画像は空の代替テキストにするなど、用途を区別しています。

出典:W3C「Images Tutorial」(英語)

ホームページ更新代行の料金は作業の境目で変わる

ホームページ更新代行の料金を確かめるときは、材料の整理、原稿・画像の制作、ページへの反映、確認と修正をどこまで含めるか、同じ条件で見積もってもらいます。ページ数が同じでも、資料から文章を作る場合と完成原稿を入れる場合を、そのまま比べることはできません。

単発と月額は、更新頻度と材料の作り方で選ぶ

比較する項目	単発で頼む場合	月額で頼む場合
更新の発生	案件ごとに依頼	継続する作業を整理
原稿・画像の制作	今回の範囲を指定	月額に含むか確認
反映する作業量	対象ページを指定	時間・件数枠を確認
修正と追加依頼	対応範囲を合意	超過分の扱いを確認
公開と表示確認	担当と日時を合意	受付と承認方法を合意

更新が不定期なら必要なときだけ頼める契約を、毎月作業が発生するなら継続契約を候補にします。その際、社内で材料をそろえる負担が残るのか、素材の準備から伴走してもらえるのかも比べると、自社に合う頼み方を選びやすいでしょう。

この継続契約を選ぶときは、定額だから何でも頼めるとは考えないようにします。原稿の新規作成、撮影、新しいページの設計などが対象かに加え、使わなかった時間の繰越や、急ぎの依頼への対応も契約前に尋ねます。

追加見積もりになる条件を、着手前に聞く

見積書に「更新一式」とだけ書かれているときは、自社が渡すものと、納品されるものを項目で示してもらってください。原稿の初稿、画像の加工、公開前の修正、公開後の確認まで、頼みたい作業が入っているかを確かめます。

予算を抑えるなら、今必要な更新と、後でもよい改善を分ける方法があります。見た目を一度に変えるより、誤った営業時間や終了したサービスの案内など、利用者の判断に関わる修正から依頼すると、見積もりの優先順位も伝わります。

他社が作ったホームページの更新代行で確認すること

他社が作ったホームページの更新代行は、編集できる仕組みと、作業してよい権限を確認してから可否が決まります。別の会社へ頼むこと自体より、今の契約で何を引き継げるか、どこを変更できるかを明らかにするところが出発点です。

作り方が分からなくても、現在の管理先は伝える

仕組みの名前が分からないときは、サイトのURL、今の制作・管理会社、契約書や請求書の項目から相談できます。管理画面があるのか、専用ソフトや元データが必要なのかは、調査する作業として分けて依頼しましょう。

引き継ぎを伴う場合は、ホームページ管理会社を変更するときの確認事項も先に押さえておくと、契約先との話を進めやすくなります。新しい依頼先が決まる前に、現在の管理契約を解約しないことも、サイトやメールを維持するための段取りです。

変更前の保存と、必要な権限の用意を相談する

作業を始める前に、変更前の状態を何で保存し、問題が起きたら誰が戻すかを決めます。WordPressを使っている場合は、データベースとファイルの両方がバックアップの対象なので、文章の控えだけでサイト全体を戻せるとは考えません。

出典:WordPress公式「WordPressのバックアップ」

アクセスを渡す際も、担当者用のアカウントと作業に必要な権限を相談する形が基本です。WordPressには編集者や管理者などの区分がありますが、独自の投稿欄や追加機能の操作可否はサイト側の設定でも変わります。

出典:WordPress公式「ユーザーの種類と権限」

そのため、共通の管理者IDやサーバーの全権限を、最初から一括で渡さないようにします。先に必要な操作を確かめ、単発の作業後にアカウントを残すか、権限を変更するかまで合意しておけば、管理の担当が曖昧になるのを防げます。

出典:IPA「不正アクセスによる漏えい等の事案を踏まえ、速やかに実施すべき対策等について」

更新代行への依頼から公開までの進め方

更新代行は、素材がそろう日、下書きを確認する日、公開する日を分けて進めます。公開希望日だけを伝えても、原稿の確認や写真の許可に必要な時間までは依頼先が判断できません。

1. 対象URLと変更したい内容を伝える。完成していない材料は、その状態も添える。
2. 作成・反映・確認の範囲を合意する。見積もりと追加変更の扱い、日程をそろえる。
3. 下書きで内容と見え方を確認する。確定していない箇所を公開前に解消する。
4. 公開する版と日時を承認する。公開後は対象ページと関連する表示を確認する。

確認の返事は、直したい点と公開の可否を分ける

下書きが届いたら、内容の正しさと表示の読みやすさを別々に見ます。日付、連絡先、商品名、リンク先などを社内で確かめたうえで、スマホで文字や写真が切れていないかを確認する順序です。

その確認で修正が見つかったら、対象ページと変更箇所、変更後の内容をまとめて返します。「こちらで大丈夫です」が文章の確認だけなのか、公開の許可まで含むのかが曖昧なら、返事を受けた側は判断できません。

公開してよい版が決まったら、日時と合わせて「この内容で公開可」と明記します。具体的な文面はホームページの修正依頼メール例文を使うと、修正の依頼と公開承認を書き分けやすくなるでしょう。

自社でも編集するなら、同時に触る場所を決める

自社と依頼先の両方が更新できる場合は、同じページを別々に編集して上書きしないよう、作業する場所と時間を共有します。担当者が写真だけ変えたつもりでも、依頼先が保存していた古い内容で戻してしまうことがあるためです。

公開後は、依頼した箇所と変更していない周囲の表示を見比べ、作業完了の記録を残します。リンクやPDFを差し替えた場合も、新しいものが開けるか、前の案内が別ページに残っていないかまで、合意した範囲で確認します。

素材が足りないまま送れる依頼メモ

依頼メモには、完成しているもの、未定のもの、作ってほしいものを分けて書けば十分です。更新代行とは、合意した範囲でホームページの内容変更と掲載作業を任せる方法なので、文章や写真の準備も含めたいなら、その希望を最初に伝えます。

この段階では、分からない欄を無理に埋める必要はありません。未定や不明と書き、何を確認すれば見積もりや制作を進められるか、依頼先から質問をもらう形にします。

継続して頼むうちに自社で直せる部分を増やしたいなら、ホームページを自分で更新するために制作会社へ頼むことも参考になります。定型のお知らせは自社、構成や画像の調整は外注という分担も、契約を決める際の選択肢です。

ホームページの更新代行でよくある質問

ホームページの更新代行は材料の状態を伝えて相談する

ホームページの更新は、手元の材料と頼みたい作業を分けるところから相談できます。弊社でも、原稿や写真の準備状況を確かめながら、予算と依頼したい範囲に合わせて進め方を考えますので、予算が決まっていない段階でもいま困っている更新内容をお聞かせください。