年末年始の自動返信メール例文【返信再開日と休業中の受付を伝える書き方】

年末年始の自動返信メールは、休業期間と返信を再開する日を分けて書くと、相手が次の連絡を待ちやすくなります。休業中もメールやフォームを受け付ける場合は、受付を続けることと、回答は休業明けになることを一緒に伝えましょう。

会社の共通窓口、個人の担当者、問い合わせフォームでは知らせる範囲が違うため、自社の対応に合う例文を選び、会社名・日付・連絡先を差し替えるところから始められます。日本語と英語の文面に加え、GmailやOutlookの設定で見落としやすい点、年始の解除まで順に確認していきます。

年末年始の自動返信メールに使える日本語の基本例文

会社全体が休業するなら会社名を主語にした共通窓口用、担当者だけが休むなら個人の不在を伝える文面を使います。最初に自動返信であることを示しておけば、個別の回答が届いたと誤解されにくいでしょう。

会社の共通窓口から送る基本の例文

会社の代表メールへ届いた連絡に返す場合は、部署や担当者が違っても使える文面にします。電話も休止するならその範囲を足し、メールを受け付けることと区別しておくと説明がそろいます。

この例文は返信の開始日を示しており、開始日にすべての回答が終わる約束はしていません。相手が急ぐ用件でも、実際にできない即日回答を足さないよう、窓口の担当者と文面を共有しておきましょう。

担当者の個人メールから送る不在通知の例文

担当者の個人メールでは、誰がいつまで不在で、いつから確認を再開するかを伝えます。会社自体が営業している場合もあるため、個人の休暇を会社全体の休業として書くことは避けてください。

会社共通の案内も必要なら、自動返信と別にホームページへ休業情報を載せます。その掲載内容は年末年始休業のお知らせ例文を参考にすると、サイトを見た人とメールを送った人へ同じ予定を伝えやすくなります。

自動返信メールで休業中の受付・限定対応を伝える例文

休業中も問い合わせを受け付けるなら、受付は続ける、回答は再開日以降と分けて示します。受付通知だけで予約や注文まで確定したと思われる場面では、内容を確認してから連絡することも添えてください。

問い合わせフォームの受付メールに入れる例文

フォーム送信後の自動返信には、送信を受け付けたことを先に書き、その後へ休業案内を添えます。この文面は送信が正常に受け付けられたときに出す通知用で、個人の不在通知をそのまま流用する必要はありません。

この例文の確定に関する一文は、予約・注文・依頼を受けるフォームの場合に使います。一般的な質問専用のフォームならその行を外せますが、実際に成立する手続きと通知の内容を食い違わせないことが前提です。

一部の用件だけ休業中も対応する場合の追記例

休業中に限定した窓口を運用する場合は、対象の用件・対応時間・連絡手段をセットで示します。通常の問い合わせも受け付けるように読めないかを確認したうえで、次の追記を会社共通の例文へ加えられます。

この窓口を置けないなら、「お急ぎの方はこちら」と未対応の連絡先へ誘導しないことを優先します。私たちは、対応できる日を明示するほうが、受けられない窓口を並べるより相手が次の予定を決める材料になると考えます。

ネットショップでは、問い合わせへの返信日と注文受付・発送の再開日が違うこともあるため、業務ごとの日付をそろえる必要があります。発送まで案内したい場合はECサイトの年末年始のお知らせ例文と分担すると、自動返信が長くなりすぎません。

年末年始の自動返信メールを英語で書く例文

年末年始の自動返信メールを英語にする場合も、不在期間と返信再開日を別々に明記します。会社の窓口なら「We」「Our office」、担当者個人なら「I」を使い、日本語の案内と対応範囲を合わせてください。

会社の窓口で使う英語の例文

会社全体の休業を知らせる英文では、会社の窓口がいつ再開するかまで示し、次の例文のように休業中の回答を行うかも伝えます。メールの受付だけを続け、休業中の個別回答は行わない場合に使ってください。

この英文の「begin reviewing messages and replying」は、確認と返信を始めるという意味です。日本語で「再開日以降に順次」としているのに、英文だけ「その日に全員へ回答する」と読める約束を足すことは避けましょう。

担当者個人の不在を伝える英語の例文

担当者個人なら会社全体を主語にせず、自分の不在と確認予定を伝えます。休暇中はメールを確認しない場合に使う文面なので、ときどき確認できる運用とは混ぜないでください。

このように日付は「1/4」のような数字だけを避け、January 4, 2027のように月名と年を書けば、年をまたぐ予定も読み取りやすくなります。時刻まで約束する場合は「9:00 a.m. JST」のように日本時間も添え、実際の窓口の開始時刻に合わせます。

不在中に返信できないことと、限られた範囲でメールを確認できることでは、伝える対応範囲が違います。そのため、英語らしい言い回しより、自社が行う対応に合っているかを先に確かめたいところです。

年末年始の自動返信メールで返信再開日を曖昧にしない書き方

年末年始の自動返信メールでは、相手が「いつから待てばよいか」を判断できる日付を残します。「年明けに」「休業明けに」だけでは確認を再開する日が分からず、休業の最終日から推測してもらうことになります。

件名と本文で変えておきたい言い回し

件名には自動返信・年末年始・送信元を入れ、本文で具体的な日付を補います。情報を詰め込んで件名が長くなるなら、「【自動返信】年末年始休業のご案内(会社名)」程度にして、返信予定は本文の見つけやすい行へ置けます。

曖昧な表現	相手が迷う点	直した表現の例
年明けに返信します	何日からか不明	2027年1月4日以降に順次返信します
休業中は対応できません	送信もできないのか不明	メールは受付、個別回答は再開日以降
お急ぎの場合はご連絡ください	誰が何を受けるのか不明	運用する窓口の対象・時間・連絡先を記載

この表の日付も例示なので、自社の営業カレンダーと照合し、休業開始・最終日・返信再開日の3項目を決めてから文面を仕上げます。休業が1月3日まででも、担当者が1月5日から確認するなら、返信予定に使う日付は1月5日です。

返信開始と回答完了の約束を分ける

返信再開日に全件へ回答できると分かっていないなら、「再開日に回答します」と一律に約束しないことを勧めます。確認が必要な内容には「再開日以降、内容を確認して順次ご連絡」と書けば、実際の仕事の進め方に合います。

再開後に調査が長引く場合は、自動返信だけで待ってもらう期間を延ばさず、個別に次の連絡予定を伝える対応へ切り替えます。見積もりの確認が必要なら見積依頼への返信メール例文が、受付から追加質問・回答待ちまでの文面づくりに使えます。

自動返信メールを設定する場所と送信範囲を確認する

自動返信メールの文面ができたら、実際に受信するサービスの設定へ登録します。以下は2026年10月15日に確認した公式ヘルプに基づく操作例で、使うメールサービス・アカウントの種類に合う項目を選んでください。

Gmailを使う場合は「全般」の不在通知へ入力する

パソコンのGmailでは、設定→すべての設定を表示→全般→不在通知を開き、通知をONにして期間・件名・本文を入力します。必要なら連絡先だけに送る設定も選び、「変更を保存」まで進めます。

この期間は開始日の0時から最終日の23時59分までなので、日付の範囲が会社の休業と一致するかを照合します。最終営業日の途中から返信を止める場合は、本文で受付時間を補い、必要な切替を担当者に決めておきましょう。

Gmailの不在通知は通常、同じ相手に一度だけ送られ、4日後以降の再連絡や文面の編集後には再送される場合があります。すべてのメールへ毎回届く受付証明として扱わないようにし、再テストで通知が来ないときはこの条件も確認してください。

出典:Gmail公式ヘルプ「不在時に自動返信を送信する」

Outlookはアカウントと利用する版を確認する

OutlookではMicrosoft 365・Exchangeなどのアカウントと、POP/IMAPのアカウントで設定が異なるため、「自動応答」が使えるかを確認します。GmailをOutlookで読んでいる場合など、Outlookの同じ自動応答機能が使えるとは限りません。

OutlookのWeb版で自動応答を使える場合は、設定→アカウント→自動応答で有効にし、送信する期間と文面を指定します。職場のアカウントで社内・社外の文面を分けられる場合は、取引先へ送る側にも休業案内が入っているかを確認しましょう。

出典:Microsoft公式「Outlookで不在時の自動応答を設定する方法」

独自ドメインのメールはサーバー側の自動応答も確認する

独自ドメインのメールでは、契約しているメールサーバーに自動応答機能があるかを確認します。XServerを利用している場合は、サーバーパネルの「自動応答設定」で対象メールアドレスと文面を登録する方法があります。

XServerの機能は受信箱に配信されたメールが対象となり、ほかの機能で受信箱以外へ配信されたメールは対象外です。受信メールの引用設定もあるので、受付通知に相手の本文を載せる必要があるかを確認し、不要な内容をそのまま返さない設定にします。

出典:XServer公式マニュアル「メール自動応答設定」

メールソフトとサーバーの両方で返す設定になっていると、通知が重なるかどうかも確認が必要になります。社外へ出す情報の範囲を含めて見直すなら会社のメールセキュリティ対策も手がかりにし、通常のメール運用と一緒に整えておきましょう。

フォームとホームページの休業案内をそろえ、年始の解除まで決める

問い合わせフォームを使う場合は、メールの不在通知とは別に、フォームの受付通知と完了画面を確認します。フォームの仕組みが通知を送るので、担当者のメール設定を変えただけではフォームの文面まで変わるとは限りません。

フォームの回答コピーと休業案内メールを混同しない

Googleフォームでは、メールアドレスを収集する場合に回答のコピーを回答者へ送る設定があります。この機能を、自由な文面の年末年始案内メールと同じものとして使えると思い込まないようにしてください。

そのため、Googleフォームを使う場合も、休業予定はフォームの説明や送信後の確認メッセージにも表示し、利用している仕組みでどの通知を送れるかを確認します。入力情報そのものを見直したい場合は問い合わせフォームの必須項目を決める基準と合わせて、受付に必要な範囲へ整えられます。

出典:Googleフォーム公式ヘルプ「フォームの回答を表示、管理する」、Googleフォーム公式ヘルプ「フォームを公開して回答者と共有する」

送信前に確認する項目を担当者へ渡す

文面を登録したら、自社が管理するテスト用アドレスと確認用の環境で、実際に届く件名・本文・署名を確かめます。本文だけを見て終わらず、次の項目を担当者と共有すると、日付の戻し忘れも確認できます。

• 休業期間と返信再開日が、サイト・フォーム・メールで一致している
• 件名で自動返信と送信元が分かり、署名が重複していない
• 社内用と社外用に、送ってよい連絡先だけが入っている
• 入力した会社名・日付・窓口に差し替え漏れがない
• 終了日時と通常文面へ戻す担当者が決まっている

この確認で自動返信が来ない場合は、送信対象、開始日時、受信先、迷惑メール、同じ相手への返信回数を順に見ます。Gmailの不在通知などは毎回送る仕組みではないため、通知が来ないことだけを根拠に問い合わせを再送し続けないようにしましょう。

休業明けは解除・復元・未回答確認をセットで行う

休業明けには、自動応答の停止、フォームの通常文面への復元、未回答の確認をまとめて行います。私たちは、通知文の準備を任せるときも、戻す作業まで同じ依頼に含めるほうが、担当の空白を作りにくいと考えます。

そのうえで、問い合わせがたまっている場合は、受信日・担当者・対応状況を残し、個別の返信へ進めます。ECサイトの問い合わせを振り分ける方法のように、用件ごとの担当を決めておけば、未対応のまま残る連絡を探しやすくなるでしょう。

よくある質問

受付から返信再開までの準備を終える

年末年始の自動返信メールとは、休業や不在の間に、受付状況と返信再開の予定を自動で伝える通知です。自社の日程を確定してから窓口に合う例文を選び、設定と解除の担当まで決めれば、通常の問い合わせ対応へ戻すところまで準備できます。

私たちは、休業案内の文章と問い合わせの受付設定は、同じ予定を伝える仕組みとして一緒に確認したいと考えます。フォーム通知やホームページの案内まで手が回らない場合は、株式会社ノーサイドのお問い合わせ窓口へ、使用中のフォームと変更したい案内をご相談ください。