BASEの発送メールには、ショップからのお礼や配送の補足を追加できます。毎回ゼロから書かなくても、注文に合う例文を選び、必要な情報だけ確認する流れにすれば、送信前の迷いを減らせるでしょう。
ただし、自動メール全体を自由に編集できるわけではありません。使うのは発送時の追加メッセージ欄であり、例文の貼り付け先と送信のタイミングを分けて押さえるのが出発点です。
BASEの発送メールは追加メッセージ欄で整える
BASE(ベイス)の発送メールでは、既定の自動メールに、ショップが入力したメッセージを添える形になります。件名から署名まで丸ごとのメール文を用意するより、購入者への補足として読める短い文章が使いやすいでしょう。
出典: BASEヘルプ「自動送信メールの文言変更はできますか」
要点追加するのは、お礼とその注文に必要な補足
基本の文面は、購入へのお礼・発送した事実・必要な補足で組み立てます。配送情報と同じ説明を重ねすぎず、その購入者へ伝えることに絞ってください。
BASEの公式ヘルプは、商品を実際に発送してから注文ステータスを変更するよう案内しています。梱包が終わっただけで先に「発送済みにする」を押すのは避けてください。
出典: BASEヘルプ「注文ステータスを『対応済』にするには」
発送前のステータス変更は、ショップの利用や売上金の振り込みに制限がかかる場合があります。以下の操作説明は2026年9月4日に確認した公式案内に基づくため、画面の表示が異なる場合は公式ヘルプと照合してください。
BASEの発送メールに使える例文4種
例文は、発送時に追加するメッセージ欄へ貼り付ける文面です。ネットショップの発送メールを丸ごと作るテンプレートではなく、ショップの実際の発送方法と注文内容に合うものだけを使ってください。
通常の発送を知らせる例文
通常発送では、お礼と発送した事実を短く伝えれば十分です。到着日が確定していないなら、「明日必ず届きます」と約束する文は足さないほうが安全でしょう。
例文通常発送用
ご注文いただき、ありがとうございます。
本日、ご注文の商品を発送いたしました。
商品がお手元に届きましたら、内容をご確認いただけますと幸いです。
「本日」は、実際に発送した日と送信日が同じ場合に使います。通知が翌日になるなど日がずれるときは、発送記録を確認し、「発送いたしました」の前へ実際の発送日を入れると誤解を防げるでしょう。
リピーターへお礼を添える例文
再購入へのお礼は、同じ購入者の再注文だと確認できた場合だけ加えます。氏名が似ているだけでリピーター扱いにせず、確認できない注文には通常用を使う判断で構いません。
例文再購入へのお礼を添える文面
再び当ショップをご利用いただき、ありがとうございます。
ご注文の商品を発送いたしました。
今回もお選びいただけたことをうれしく思います。商品のお届けまで、今しばらくお待ちください。
お礼を加える場合でも、発送の案内を先に読み取れる長さに整えましょう。長い商品紹介や宣伝を続けると、購入者が探している配送の情報を見つけにくくなります。
追跡番号がない発送方法の例文
追跡サービスのない方法で送る場合は、追跡番号が発行されないことを明示すると、番号の記載漏れとの区別がつきます。追跡できる荷物なのに、番号の入力を省くためにこの文面を使うのは避けてください。
例文追跡サービスのない発送用
ご注文いただき、ありがとうございます。
ご注文の商品を発送いたしました。
今回は追跡サービスのない配送方法でお送りしているため、追跡番号のご案内はございません。
ここで仮の伝票番号や無関係な追跡URLを入れてはいけません。発送方法が注文時の案内と違うなら、例文の調整より先に、購入者への説明と社内確認を済ませる必要があります。
注文商品の一部だけを発送する例文
一部発送では、今回届く商品と、まだ発送していない商品を分けることが要点です。BASEは一部の商品を発送するたびに通知するため、選択した商品とメッセージの内容を照合しておきましょう。
例文未発送の商品が残る場合
ご注文いただき、ありがとうございます。
ご注文商品のうち、一部の商品を発送いたしました。
今回発送した商品は、この通知に記載の明細をご確認ください。
未発送の商品は、発送が完了した時点で改めてご案内いたします。
未発送分の予定がまだ決まっていないなら、確約できない発送日を定型文に残さないこと。予定の確認が必要な注文には個別に連絡し、確認済みの情報と、次に連絡する予定を分けて伝えると話が進みます。
BASEで発送メッセージのテンプレートを登録する手順
BASEのテンプレートは、注文詳細から発送の操作画面を開いて登録します。テンプレートを保存する操作と、発送を確定する操作は別なので、登録のためだけに発送済みへ進めないでください。
注文詳細から文面を保存する方法
- BASEの管理画面で「注文管理」を開き、対象の注文詳細へ進みます。
- 発送する商品を選択し、「商品を発送する」を押して入力画面を開きます。
- 「購入者様へのメッセージ(任意)」で、登録先のメッセージテンプレートを選び、「編集する」を押します。
- 例文を入力し、必要に応じて「変数タグ」から項目を挿入し、「保存する」を押します。
- 元の画面で保存したテンプレートを選択し、文面と対象商品の一致を確かめます。
公式案内では、テンプレートの保存数は最大5件です。通常発送用から始め、追跡なし・一部発送など、実際に使う文面を必要に応じて追加すれば足ります。
出典: BASE U「発送時に送るメッセージが登録できる、メッセージテンプレート機能を活用しよう」
すでに文面が保存されている枠を編集するときは、既存の用途を確かめてから変更しましょう。別の担当者が通常発送用として使っている枠へ一部発送用を上書きすると、次の注文で取り違える原因になりかねません。
名前や伝票番号は「変数」から挿入する
変数とは、注文ごとに購入者の氏名や配送情報へ置き換わる項目のこと。BASEの公式案内には、購入者様の氏名・配送業者・伝票番号・配送状況のお問い合わせURLの4項目が示されています。
編集画面では挿入したい位置にカーソルを置き、「変数タグ」から項目を選んで「挿入」を押す流れです。名前や番号を文面へ固定入力して使い回すと、前の購入者の情報を次の注文へ送ってしまう恐れがあります。
配送情報の欄で案内する内容を、追加メッセージでも重ねて説明する必要はありません。
変数を使うなら、元になる配送業者や伝票番号の入力も確認すると覚えておくと、文面だけ整えて情報が欠ける事態を避けやすくなります。
発送済みの確定は、荷物を発送してから
実際の発送と入力内容を確認したら、「発送済みにする」で確定します。保存できたから送信してよい、とは限りませんので、操作の最後に商品と文面をもう一度合わせておきましょう。
送信前の確認と、間違い・未着への対応
BASEの発送メールを送る直前は、文章の丁寧さより、注文内容との一致を先に確認します。読みやすいお礼文でも、対象商品や配送方法が違えば、あとから訂正の連絡が必要になるためです。
- 発送する商品と、画面で選択した商品が一致している
- 配送業者・伝票番号が、その荷物の記録と一致している
- 文面の適用条件が合っている(再購入・追跡なし・一部発送など)
- 前の注文の氏名・日付・番号が固定文字として残っていない
配送業者名だけでは記録の確認を終えない
BASEでは、発送時に入力した伝票番号やメッセージを注文詳細の配送情報で確認できます。ただし、配送業者だけを入力した場合は配送情報が表示されない点に気をつけてください。
この場合、購入者へのメールも配送情報がない場合と同じ内容になると公式ヘルプに記載されています。追跡番号がある荷物は番号も照合し、追跡なしの発送はメッセージで補足する運用がよいでしょう。
出典: BASEヘルプ「あとから伝票番号や購入者へのメッセージを確認する」
間違えた案内は、訂正内容をそろえて個別連絡する
誤った情報を送ったときは、送った内容・正しい内容・購入者にしてほしいことを整理し、注文詳細で連絡先を確認して個別に案内します。訂正のために未発送商品まで発送済みに変えるような操作はしないでください。
発送後にキャンセルや注文変更の相談が来た場合も、出荷状況と返金の確認は別です。発送前・発送後で変える注文キャンセルへの返信例文を使い分けると、確定していない返金まで約束せずに返答を組み立てられます。
発送メールが届かないときの確認順
発送メールが未着なら、ショップ側の対応状況と、購入者側の受信状況を分けて確認しましょう。BASEは自動メールの到着に時間がかかる場合もあると案内しており、未着だけで送信処理の失敗とは判断できません。
購入者には、登録メールアドレスの入力間違い、迷惑メール・プロモーション・ゴミ箱などの振り分け先を確認してもらいます。受信設定も確認対象ですが、受信許可をすれば必ず届くと約束するのは避けてください。
BASEの自動メールの送信元はnoreply@thebase.inです。ショップから急ぎの案内が必要な場合は個別に連絡し、どの情報をいつ伝えたか、担当者間でも記録を共有しておきましょう。
出典: BASEヘルプ「購入完了メールなどの自動送信メールが届かないとき」
BASEの発送メールを複数担当で運用するには
BASEのテンプレートには、いつ使う文面か、いつ使ってはいけないかをセットで決めておくと、担当交代のときも選びやすくなります。使用条件や更新日を社内の手順書に残せば、登録した人に毎回聞かずに判断できるでしょう。
定型文でそろえる
注文ごとに確かめる
「通常用はこの枠」「追跡なしはこの枠」と決めても、例外の判断まで定型文へ任せないこと。遅延や注文変更を誰へ引き継ぐかは、ECサイトの問い合わせ対応を振り分ける方法と合わせて決めておくと整理できます。
年末年始などの休業期間は、発送日と問い合わせの返信再開日を分ける必要があります。発送メールだけで休業中の対応まで伝えきろうとせず、ECサイトの休業案内に載せる日程と例文も整えておきましょう。
文面を整えても転記漏れや在庫確認で止まるなら、課題はメールの表現ではなく受注から発送までの作業かもしれません。受注管理を手作業から切り替える判断基準に沿って、どの工程で確認が詰まっているかを見直せます。
発送メールのよくある質問
QBASEの発送メールは、件名や定型文も変更できますか？
ABASEの自動送信メールの既定文言は変更できません。ショップ独自のお礼や補足は、発送時の「購入者様へのメッセージ(任意)」へ入力します。
Q発送メッセージのテンプレートは何件まで登録できますか？
ABASEの発送メッセージは最大5件まで登録できますが、最初から枠を埋める必要はありません。まず通常発送用を保存し、実際に使う条件に合わせて追加してください。
Q購入者名や伝票番号を自動で入れるにはどうしますか？
ABASEのテンプレート編集画面で、挿入したい位置にカーソルを置き、「変数タグ」から項目を選んで「挿入」を押します。変数タグとは、注文ごとに氏名や配送情報へ置き換わる項目です。
Q送信したメッセージはあとから見直せますか？
A発送時に入力したメッセージや伝票番号は、BASEの注文詳細にある配送情報で確認できます。ただし、配送業者だけを入力した場合は配送情報が表示されないため、業者名の選択だけで確認を終えないでください。
Q発送通知メールが届かないと言われたら、何を確認しますか？
A発送通知の未着時は、ショップ側で注文の対応状況を確かめたうえで、購入者に登録メールアドレスと迷惑メールなどの振り分け先を確認してもらいます。受信設定では、noreply@thebase.inからのメールを受け取れるかも確認対象です。
Q発送メッセージの登録と「メッセージApp」は同じ機能ですか？
A発送時に追加するメッセージのテンプレートと、購入者とのやり取りに使う「メッセージApp」は別の機能です。発送通知に添える定型文を登録したい場合は、注文詳細から発送時のメッセージ欄を開いてください。
BASEの次の発送で使う文面を1つ決める
BASEの発送メッセージテンプレートとは、発送通知に添えるお礼や補足を保存し、注文に合わせて再利用する文面です。
次の発送では、通常発送用の例文を1つ保存し、実際の注文内容と照合するところから始めましょう。文面を選ぶ担当、配送情報を確かめる担当、例外の連絡をする担当が決まれば、定型文を日々の作業へ組み込めます。
発送連絡を含めて外部へ任せる範囲も検討するなら、EC運営代行の作業範囲と費用の考え方で、自社で判断する部分と任せる部分を先に分けておくと相談を進めやすいでしょう。